Altera o Capítulo III, Seção V - “Do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa” das Diretrizes Gerais Extrajudiciais, e revoga as Orientações Administrativas n. 001/2010-CG e 001/2013-CG e o Provimento Corregedoria n. 021/2013.
Diário da Justiça Eletrônico nº 48 | Disponibilização: 15/03/2021 | Publicação: 15/03/2021
O CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DE RONDÔNIA, Desembargador VALDECI CASTELLAR CITON, no uso de suas atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO que compete ao Poder Judiciário fiscalizar os serviços de notas e registros públicos, nos moldes do art. 236, §1° da Constituição Federal de 1988;
CONSIDERANDO que cabe à Corregedoria Geral da Justiça estabelecer medidas para melhorar a prestação dos serviços extrajudiciais no âmbito do Estado de Rondônia;
CONSIDERANDO o Provimento n. 45, de 13/05/2015, do Conselho Nacional de Justiça, que consolida as normas relativas à manutenção e escrituração dos livros Diário Auxiliar, Visitas e Correições e Controle de Depósito Prévio pelos titulares de delegações e responsáveis interinos do serviço extrajudicial de notas e registros públicos, e dá outras providências;
CONSIDERANDO o Despacho 485 proferido no Processo SEI n. 0003596-60.2018.8.22.8800,
RESOLVE:
Art. 1º. ALTERAR o Capítulo III, Seção V “Do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa” das Diretrizes Gerais Extrajudiciais que passa a vigorar com a seguinte redação:
Art. 84. É obrigatória a escrituração do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, disponível no Sistema de Informações Gerenciais do Extrajudicial, no qual deverá ser lançada toda a movimentação financeira ocorrida no serviço, de forma tempestiva, estando sujeito à permanente fiscalização da Corregedoria Geral da Justiça, do Juiz Corregedor Permanente e da Secretaria de Orçamento e Finanças (Art. 22 da Lei n. 2.936/12).
§ 1° O Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa poderá ser armazenado em formato PDF, assinado digitalmente pelo delegatário ou responsável por serventia vaga, mediante o uso de certificado digital vinculado a uma autoridade certificadora no padrão ICP-Brasil, segundo as normas técnicas pertinentes.
§ 2° O Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, de cada exercício, gerado por meio do Sistema de Informações Gerenciais do Extrajudicial deverá ser encaminhado ao Juízo Corregedor Permanente, assinado digitalmente pelo delegatário ou interino, até o 10º (décimo) dia útil do mês de fevereiro, do exercício subsequente, por meio do SEI, ou sistema que vier a substituí-lo, instruído de expediente que especifique o seu teor, em cumprimento do disposto no art. 11 do Provimento n. 45/2015- CNJ.
§ 3° Para a análise das informações recebidas, o Juízo Corregedor Permanente encaminhará o processo eletrônico SEI à contadoria judicial da Comarca respectiva, que poderá solicitar auxílio da Divisão de Fiscalização e Gestão do Selo/DEAR para a fiscalização do referido livro, observando-se as normas estabelecidas no Provimento n. 45/2015-CNJ e Diretrizes Gerais Extrajudiciais, conforme as orientações que seguem:
I – nas serventias sob a responsabilidade dos titulares: a análise das informações será restrita a fiscalização de eventuais indícios de descontrole administrativo, financeiro, tributário e trabalhista por parte do delegatário, que possam comprometer a qualidade e a prestação dos serviços delegados;
II – nas serventias sob a responsabilidade de interinos: além de fiscalizar possíveis indícios de descontrole administrativo, financeiro, tributário e trabalhista que possam comprometer a qualidade e a prestação dos serviços, deverá o magistrado analisar:
a) as informações de maneira comparativa, levando em consideração as contas apresentadas em meses anteriores;
b) em relação às receitas, se elas são compatíveis com a atividade e o porte da serventia e se o lançamento ocorreu de forma identificada, detalhando os atos que ensejam a cobrança de emolumentos; e,
c) em relação às despesas, se elas são compatíveis com a atividade e o porte da serventia e, ao final de cada mês, se há indícios de descontrole financeiro com a realização de despesas superiores às receitas.
§ 4° Inexistindo glosas, o Juízo Corregedor Permanente prolatará decisão e, após cientificar o delegatário/interino, determinará o arquivamento dos autos.
§ 5° Havendo glosas de valores referentes às despesas incompatíveis com a atividade cartorária, ou que não possuam relação com a manutenção da fonte produtora da atividade, o Juízo Corregedor Permanente deverá determinar o estorno do registro no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, dando ciência ao delegatário ou responsável pela serventia vaga.
§ 6º Os recolhimentos de valores relativos às despesas glosadas, identificadas como irregulares no curso da atuação dos procedimentos fiscalizatórios nas serventias vagas, serão realizados em boleto de custas complementares, observando o disposto no art. 101, § 3º das DGE. Os novos lançamentos relativos às despesas glosadas deverão ser feitos em conta específica de estorno com a descrição do fato gerador.
§ 7º Não se conformando com as glosas realizadas pelo Juízo Corregedor Permanente, o responsável poderá requerer o reexame pelo Corregedor Geral da Justiça, no prazo de 15 (quinze) dias, contados a partir da sua ciência.
§ 8° A Divisão de Fiscalização e Gestão do Selo/DEAR realizará monitoramento sobre a regularidade dos registros no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, utilizando-se dos lançamentos constantes no Sistema de Informações Gerenciais do Extrajudicial, observando os seguintes procedimentos:
I - identificadas as irregularidades sobre a alimentação do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, a Divisão de Fiscalização e Gestão do Selo/DEAR, deverá elaborar relatório circunstanciado. Na sequência o delegatário/interino será notificado para prestar esclarecimento e/ou adotar as providências necessárias ao saneamento, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, prorrogáveis, se necessário, por igual período, a pedido;
II - apresentados os esclarecimentos, sendo saneadas ou justificadas as irregularidades apontadas, o procedimento será arquivado após ciência da Corregedoria Geral da Justiça;
III - não havendo aprovação das justificativas apresentadas, os autos serão submetidos à Corregedoria para análise e deliberação.
§ 9° Para fins de apuração do saldo líquido da serventia e da renda excedente ao teto remuneratório, ao final de cada mês serão somadas, em separado, as receitas e as despesas da unidade de serviço extrajudicial vago de acordo com a competência mensal.
§ 10 O interino deverá recolher ao FUJU, após a apuração do saldo líquido da serventia, o valor excedente a sua remuneração, que ficará limitada a 90,25% dos subsídios do Ministro do Supremo Tribunal Federal, conforme Provimento n. 045/2015-CNJ, até o quinto (5º) dia útil do mês subsequente. Em caso de atraso no recolhimento aplica-se o disposto no art. 101, § 3º das DGE.
§ 11 A remuneração do interino deverá ser depositada em sua conta pessoal, não devendo haver qualquer tipo de confusão entre as despesas pessoais com as da unidade vaga.
Art. 85. O histórico dos lançamentos será sucinto, mas deverá permitir, sempre, a identificação do ato que ensejou a cobrança ou a natureza da despesa.
Art. 86. No lançamento da receita, além do seu montante, haverá referência ao número do ato, ou do livro e da folha em que foi praticado, ou do protocolo, de forma que lhe possibilite sempre a identificação e localização.
Parágrafo único. Os valores recebidos a título de depósito prévio somente deverão ser lançados no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa quando praticado o ato.
Art. 87. É facultativa a utilização do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa para fins de recolhimento do Imposto de Renda (IR), observadas as regras previstas no art. 12 do Provimento n. 45/2015-CNJ.
Art. 88. Admite-se apenas o lançamento das despesas relacionadas à manutenção da unidade do serviço notarial e de registro.
§ 1º A documentação comprobatória de lançamentos de receitas e despesas deverá ser mantida em poder dos interinos à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a decadência ou a prescrição (Art. 70, § 1º, do Decreto n. 9.580/2018).
§ 2º As serventias sob interinidade que no decorrer da atuação dos interinos tenham recebido autorização para adquirir equipamentos de informática, bens móveis entre outros, deverão, na iminência do término da sua interinidade, alienar/vender os bens por preço justo, a ser aferido em procedimento próprio, e os valores apurados com a alienação integrarão o rendimento bruto da atividade, nos moldes do art. 70, §2º do Decreto n. 9.580/2018, devendo o responsável efetuar o recolhimento dos valores apurados com a venda aos cofres do FUJU em boleto complementar de custas do SIGEXTRA, discriminando os objetos e as suas respectivas quantidades que compuseram a alienação.
§ 3º Os lançamentos devem ser claros e precisos, não se admitindo rubricas ou lançamentos genéricos, cumulativos ou que não sejam autoexplicativos, constando a referência da numeração do documento fiscal, do mês de competência e do fato gerador da despesa ou receita.
§ 4º As despesas deverão ser comprovadas por documentos fiscais (cupons, notas fiscais ou recibos), preenchidos corretamente, observando as formalidades descritas na legislação, especialmente a data, para que seja relativa ao período pertinente à prestação de contas. Os produtos e os serviços deverão ser discriminados nos cupons e/ou notas fiscais com preenchimento mecânico e/ou eletrônico. As notas fiscais manuscritas deverão estar legíveis, sem emendas, rasuras nem indício de violação.
§ 5º Os erros cometidos na escrituração do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa serão corrigidos, consignando os motivos das retificações em seus históricos no SIGEXTRA, utilizando-se as seguintes contas:
I - estorno de lançamento de receitas indevidas;
II - estorno de lançamento de despesas indevidas;
III - lançamento de complementação de receita; e
IV - lançamento de complementação de despesa.
§ 6º Nos lançamentos efetuados além do prazo deverão ser consignados expressamente nos seus históricos as datas de sua efetiva ocorrência e a justificativa pelo atraso. Se tais lançamentos refletirem em impactos no cálculo do excedente ao teto remuneratório do mês de competência da prática dos atos ou recebimento das receitas, a serventia deverá providenciar o respectivo recolhimento aos cofres do FUJU, observando-se o art. 101, §3° das DGE.
§ 7º As despesas com manutenção devem corresponder aos serviços efetivamente prestados, não se admitindo o registro de lançamento por valor global de contrato com remuneração fixa.
§ 8º Nos lançamentos de despesa com folha de pagamento e os encargos sociais correspondentes, deve haver sempre referência ao mês de competência.
§ 9º As receitas e despesas serão lançadas no dia em que se efetivarem, arquivando-se os comprovantes respectivos em ordem cronológica, e deverão guardar estrita relação com a atividade da serventia.
I – No caso de serventia vaga é vedado o registro de despesas pessoais, de doações, contratação de profissional para tratar de assunto particular ou quaisquer outras despesas que intrinsecamente não se refiram ao serviço ou ao seu funcionamento.
II - Os interinos deverão efetuar o lançamento das despesas, pelo valor original, deduzidos eventuais acréscimos legais, tais como: juros, multas e outras penalidades decorrentes pelo atraso do pagamento.
III - Os interinos deverão mensalmente provisionar valores para fazer frente às despesas normais, sazonais ou eventuais, especialmente, no tocante às obrigações trabalhistas e seus encargos, a exemplo do 13º salário, férias, indenizações/rescisões devidas na extinção de contratos de trabalho, dentre outras de mesma natureza. No fim da interinidade, após a quitação total das verbas rescisórias, se existir saldo remanescente na conta do provisionamento, a CGJ definirá a destinação dos valores utilizando como critério o recebimento ou não do teto remuneratório.
IV – O lançamento no Livro Diário Auxiliar das provisões para suportar as verbas tratadas no inciso anterior será registrado na conta reservada para verbas trabalhistas e rescisórias, e terá como base o cálculo mensurado por contador, anexando-se relatórios sintético e analítico individual de cada colaborador contemplando a demonstração dos cálculos e saldo da conta bancária vinculada.
V – O interino deverá utilizar para depositar os valores provisionados que tratam os incisos anteriores, conta bancária vinculada, nos moldes definidos pelo Tribunal de Justiça.
VI – É defeso o registro de quaisquer despesas no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa referentes aos passivos de delegatário/interino antecessor, inclusive aquelas de cunho rescisório ou trabalhista.
VII - Aos interinos é defeso, sem a prévia autorização da Corregedoria Geral da Justiça:
a) contratar novos funcionários;
b) aumentar salários, salvo em decorrência de ajustes do salário mínimo nacional vigente;
c) estipular comissões, abonos ou gratificações sobre o faturamento da serventia;
d) majorar os valores de contratos de locação de bens móveis ou imóveis, de equipamentos ou de prestação de serviços, salvo em decorrência de aditivo e/ou reajuste legal previsto em contrato original e tendo como referência os índices oficiais do país;
e) firmar novas locações de bens móveis ou imóveis, ressalvadas as que se demonstrarem economicamente mais viáveis;
f) adquirir equipamentos;
g) efetuar construções e/ou reformas de qualquer natureza;
h) contratar serviços de terceiros que onerem a renda da unidade vaga, de modo continuado;
i) debitar valores oriundos de mensalidade de filiação a entidade de classe;
j) pagar horas extras, sem o cronograma de trabalho com a estimativa de custos.
VIII - Havendo necessidade de realização de investimentos para melhoria na estrutura física, na segurança e/ou na modernização da serventia sob interinidade, deverá ser encaminhado pedido de autorização à Corregedoria Geral da Justiça com projeto prévio, acompanhado de planilhas, prazo de execução e 03 (três) orçamentos, para análise e deliberação. Poderá a CGJ, a seu critério, reduzir as exigências aqui mencionadas.
IX – Em caso de reforma, ampliação ou modernização predial constante do inciso anterior, deverá ser verificada a possibilidade de ser deduzida/compensada nos aluguéis vencíveis.
X - É defeso aos responsáveis por serventia vaga o contingenciamento de receitas e/ou despesas regulares, devendo ser estritamente observado o mês de competência para cada lançamento, ou, ainda, sua antecipação de modo a reduzir eventual recolhimento excedente ao teto remuneratório, sob pena de aplicação do art. 56 das DGE.
XI – As receitas de ressarcimentos de atos gratuitos e selos isentos e de complementação do benefício da renda mínima deverão, obrigatoriamente, ser registradas no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa na conta "ressarcimento de atos gratuitos", na data do seu recebimento.
XII - Os responsáveis pelas serventias que estão sob o regime de interinidade estão autorizados a efetuar o lançamento de despesas que remunerem o capital investido no imóvel, equipamentos e mobiliários adquiridos para a prestação dos serviços sob sua responsabilidade, observados os seguintes percentuais mensais:
a) até 1% (um por cento) da avaliação do imóvel;
b) até 1% (um por cento) da avaliação do mobiliário (balcões, mesas, cadeiras, armários, estantes e etc);
c) 2,80% (dois vírgula oitenta por cento), da avaliação dos equipamentos elétricos e eletrônicos (computadores, impressoras, no breaks, ar-condicionado, e demais equipamentos empregados exclusivamente na atividade).
XIII - O lançamento das despesas mencionadas no inciso anterior observará o seguinte procedimento:
a) o interino encaminhará ao Juiz Corregedor Permanente relação detalhada dos bens utilizados na prestação de serviços em benefício do Estado;
b) o pedido será autuado como procedimento administrativo e o Juiz Corregedor Permanente determinará a avaliação dos bens por oficial de justiça, expedindo-se mandado. No caso de equipamentos novos a apresentação de nota fiscal dispensará a avaliação;
c) finalizada a avaliação do oficial de justiça, o magistrado encaminhará os autos à Corregedoria Geral da Justiça, para análise e deliberações finais;
d) validada a permissão do lançamento dessas despesas no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, a Corregedoria Geral da Justiça comunicará ao interino da autorização solicitada.
XIV - Sempre que possível, nas unidades vagas, dar-se-á preferência à locação de equipamentos, móveis, ou outros bens duráveis, indispensáveis ao funcionamento da serventia, evitando-se sua aquisição mediante compra.
§ 10 Os pedidos de autorizações de despesas ordinárias e extraordinárias previstas no art. 88, §9º, VII das DGE, que possam onerar a situação econômica da serventia vaga, deverão observar o seguinte procedimento:
I - Serão encaminhados pelo interino por meio de SEI único, autuado pela CGJ a fim de concentrar todos os deferimentos e indeferimentos de lançamentos de despesas dessa natureza.
II - O processo digital tramitará enquanto perdurar a interinidade para controle dos pedidos, que deverão ser analisados pela Corregedoria Geral da Justiça no prazo máximo de 30 (trinta) dias, com a possibilidade de ser solicitado apoio das unidades competentes caso seja necessária uma manifestação técnica sobre a origem da despesa solicitada.
III - Deferido o pedido, o interino será autorizado a proceder ao lançamento no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa.
§ 11 O lançamento indiscriminado de despesas sem a observância das regras previstas nesta Seção poderá ensejar quebra de confiança do interino.
§ 12 Os delegatários e interinos das Serventias Extrajudiciais por ocasião da escrituração do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa deverão anexar e enviar diariamente os documentos fiscais que originaram os lançamentos em formato PDF.
§ 13 A autoridade responsável pela fiscalização do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa ao constatar irregularidades nos registros de escrituração de despesas, que afetem diretamente a apuração ou a natureza dos elementos constitutivos da obrigação tributária, deverá comunicar a Corregedoria Geral da Justiça, o responsável pela serventia e a autoridade fiscal competente para as providências cabíveis.
Art. 89. A responsabilidade pela escrituração do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa é direta do delegatário ou responsável pela serventia, mesmo quando escriturado por seu preposto.
§ 1º A ausência da escrituração do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa ou incorreção dos lançamentos constituirá infração administrativa passível de punição, sujeitando o delegatário ou responsável à multa de valor equivalente até 05 (cinco) Unidades Padrão Fiscal do Estado de Rondônia – UPF/RO, sem prejuízo de outras sanções.
§ 2º Além do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa ora disciplinado, poderão os delegatários do serviço notarial e de registro adotar outro mecanismo para apuração mensal do imposto sobre a renda, obedecida a legislação específica definida pela Receita Federal do Brasil.
Art. 90. Deverá ser escriturado diariamente o Livro de Controle de Depósito Prévio para o lançamento dos valores pagos, antecipadamente, pelos usuários aos delegatários/interinos.
Parágrafo Único. A escrituração do Livro de Controle de Depósito Prévio, que poderá ser impresso e encadernado em folhas soltas, não dispensa a emissão do respectivo recibo de antecipação dos emolumentos em favor do usuário do serviço, correspondentes aos valores depositados de forma prévia.
Art. 91. Marcado prazo razoável para regularização ou instituição do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa e não cumprida a determinação, ficará o delegatário ou responsável sujeito ao pagamento de multa diária de 1 (uma) Unidade Padrão Fiscal do Estado de Rondônia – UPF/RO, sem prejuízo de quebra de confiança a ser apurada em procedimento próprio..
Art. 2º. REVOGAR as Orientações Administrativas n. 001/2010-CG e 001/2013-CG e o Provimento Corregedoria 021/2013.
Art. 3º. Este Provimento entra em vigor na data da publicação.
Publique-se.
Desembargador VALDECI CASTELLAR CITON
Corregedor Geral de Justiça