PROVIMENTO CORREGEDORIA Nº 11/2022

 

O CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DE RONDÔNIA, Desembargador JOSÉ ANTONIO ROBLES, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO que compete ao Poder Judiciário fiscalizar os serviços de notas e registros públicos, nos moldes do art. 236, §1º da Constituição Federal de 1988;

CONSIDERANDO que cabe à Corregedoria Geral da Justiça estabelecer medidas para melhorar a prestação dos serviços extrajudiciais no âmbito do Estado Rondônia;

CONSIDERANDO a Resolução n. 222/2021-TJRO, publicada no DJe n. 218, de 24/11/2021, que alterou a estrutura organizacional da Corregedoria Geral da Justiça;

CONSIDERANDO a necessidade de ajuste das atribuições do Departamento Extrajudicial da CGJ, e,

CONSIDERANDO as deliberações contidas nos processos SEI n. 0000869-89.2022.8.22.8800 e 0004114-11.2022.8.22.8800,

RESOLVE:

Art. 1º REVOGAR os artigos 9º, §§ 1º e 2º; 27, §3º, III; 144, § 6º, I e II, e, 149, § 2º, I e II, todos das Diretrizes Gerais Extrajudiciais:

Art. 9º […]

§ 1º Aos responsáveis pelo serviço designado interinamente, é defeso contratar novos prepostos, aumentar salários dos já existentes na unidade, ou contratar novas locações de bens móveis ou imóveis, de equipamentos ou de serviços, que possam onerar a renda da unidade vaga de modo continuado, sem a prévia autorização do Juiz Corregedor Permanente.

§ 2º Todos os investimentos que comprometam a renda futura da unidade vaga deverão ser objeto de projeto encaminhado para aprovação do Juiz Corregedor Permanente.

Art. 27. […] § 3º

III – Os autos eletrônicos serão remetidos à Secretaria de Orçamento e Finanças SOF, que por intermédio do Departamento de Arrecadação - DEAR, deverá elaborar os relatórios de monitoramento de regularidade das custas, selos, atos, bem como lançamento de despesas no livro caixa diário auxiliar nos moldes definidos pelo artigo 28, II das Diretrizes Gerais Extrajudiciais (Incluído pelo Provimento Corregedoria n. 016/2020).

Art. 144. […] § 6º

I - encaminhar solicitação via e-mail institucional e/ou malote digital, com justificativa, à Corregedoria Geral da Justiça/DEPEX, para liberação de lote com os caracteres alfanuméricos que representam a chave de segurança do selo.

II - o saldo remanescente dos selos, deverá ser devolvido à Corregedoria Geral para substituição por novo lote de selos, após procedimento próprio.

Art. 149. […] § 2º

I - a Corregedoria Geral da Justiça ao receber a comunicação, autorizará a Divisão de Fiscalização e Gestão do Selo a inutilização e/ou substituição de selos, dependendo do caso.

II - a Divisão de Fiscalização e Gestão do Selo, realizará a inutilização do selo, no Sistema de Informações Gerenciais do Extrajudicial.

 

Art. 2º ALTERAR os artigos 28; 36; 37; 46; 47; 57; 81, VI; 83 caput e § 2º; 84 caput, § 3°, II, b) e c), § 8º, I, II e III; 88, XI e § 9º, XII; 88-A, §§ 4º e 6º; 90-A, § 1º, II; 101, § 5º, II; 144, §§ 1º, 2º, 3º e 6º; 149, §§ 1º e 2º; Secção X; 157; 158, parágrafo único; 161, parágrafo único; 169; 354, II; 398, III e 637-A, todos das Diretrizes Gerais Extrajudiciais, que passam a vigorar com a seguinte redação:

Art. 28. A Corregedoria Permanente dos ofícios extrajudiciais caberá aos Juízos incumbidos por essa atribuição pelo Código de Organização e Divisão Judiciária do Estado e provimentos.

Parágrafo único. Será autuado como pedido de providências qualquer documento recebido com identificação do(a) requerente, imputando ao(à) oficial ato passível de sindicância ou processo administrativo, colhendo-se informações do(a) imputado(a) no prazo de 10 (dez) dias, decidindo-se em igual prazo com ciência dos(as) interessados(as), salvo necessidade de instrução.

Art. 36. A Corregedoria Geral da Justiça e o Juízo Corregedor Permanente divulgarão a todas as serventias notariais e de registro os provimentos, portarias e demais expedientes de cunho informativo ou normativo, por e-mail institucional, malote digital ou SEI.

Art. 37. O(A) substituído(a) deverá, para a transmissão do acervo da serventia, realizar inventário, relacionando todos os livros, fichas, pastas, documentos, estoque de selos de fiscalização e depósito prévio.

Art. 46. A transferência do estoque de selos de fiscalização e os valores em depósito prévio referentes aos atos não praticados para o(a) novo(a) responsável, deverá ser realizada no início dos trabalhos de transmissão. Quanto ao estoque dos selos, deverão ser relacionados com as devidas especificações, como quantidade, tipo e numeração.

Art. 47. O(A) delegatário(a) ou responsável designado(a) que receber selos pré-pagos deverá reembolsar o(a) anterior.

Art. 57. O(A) Interino(a) que quiser renunciar, deverá formalizar pedido à Corregedoria Geral da Justiça, que realizará inspeção na serventia. 

§ 1º Dentre outros elementos, a ata de inspeção deverá contemplar:

I - inventário dos documentos, pastas, caixas, arquivos, livros e equipamentos eletrônicos;

II - informações sobre o backup e sistemas utilizados na serventia;

III - estoque de selos;

IV - verificação quanto à regularidade do controle de depósito prévio, caso utilizado;

V - verificação quanto à regularidade da rescisão dos contratos de trabalho e o provisionamento das verbas para custear tais despesas;

VI - saldos existentes nas contas da serventia;

VII - informação sobre a existência de eventual glosa oriunda de lançamentos indevidos no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa;

VIII - verificação quanto à regularidade do recolhimento de custas e selos;

IX - verificação da regularidade no âmbito fiscal, trabalhista e previdenciário.

 § 2º O pedido de renúncia só será deferido diante da inexistência de qualquer problema ou após sua solução.

Art. 81. […]

VI - para boletos de recolhimentos de custas, selo de fiscalização, emolumentos e selos adiados, bem como, do excedente ao teto remuneratório de interinos, devidos ao Fundo de Informatização, Edificação e Aprimoramento dos Serviços Judiciários - FUJU;

Art. 83. Os expedientes, comunicações e decisões serão enviados pela Corregedoria Geral da Justiça via SEI, endereço eletrônico (e-mail) institucional ou malote digital (ferramenta de comunicação instituída pelo CNJ), ficando o(a) notário(a) ou oficial notificado(a), independente de confirmação do recebimento.

[...] 

 § 2 º É dever do(a) delegatário(a) ou responsável interino(a), sob pena de responsabilidade, abrir, diariamente, o SEI, a caixa de mensagens do correio eletrônico, bem como o malote digital, respondendo às solicitações quando necessário, bem como responder pelo conteúdo das informações e guarda da senha de acesso.

Art. 84. É obrigatória a escrituração do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, disponível em sistema próprio da CGJ, no qual deverá ser lançada toda a movimentação financeira ocorrida no serviço, de forma tempestiva, estando sujeito à permanente fiscalização da Corregedoria Geral da Justiça e do Juízo Corregedor Permanente.

[...]

§ 3º Para a análise das informações recebidas, o Juízo Corregedor Permanente encaminhará o processo eletrônico SEI à contadoria judicial da Comarca respectiva, para a fiscalização do referido livro, observando-se as normas estabelecidas no Provimento n. 45/2015-CNJ e Diretrizes Gerais Extrajudiciais, conforme as orientações que seguem:

[...] 

II – nas serventias sob a responsabilidade de interinos: além de fiscalizar possíveis indícios de descontrole administrativo, financeiro, tributário e trabalhista que possam comprometer a qualidade e a prestação dos serviços, deverá o Juízo analisar:

[...]

b) em relação às receitas, se são compatíveis com a atividade e o porte da serventia e se o lançamento ocorreu de forma identificada, detalhando os atos que ensejam a cobrança de emolumentos; e,

c) em relação às despesas, se são compatíveis com a atividade e o porte da serventia e, ao final de cada mês, se há indícios de descontrole financeiro com a realização de despesas superiores às receitas.

[...] 

§ 8º A Corregedoria Geral da Justiça realizará monitoramento sobre a regularidade dos registros no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, utilizando-se dos lançamentos constantes em sistema próprio, observando os seguintes procedimentos:

I - Identificadas as irregularidades sobre a alimentação do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa, o Departamento Extrajudicial deverá elaborar relatório circunstanciado. Na sequência o(a) delegatário(a)/interino(a) será notificado(a) para prestar esclarecimento e/ou adotar as providências necessárias ao saneamento, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, prorrogáveis, se necessário, por igual período, a pedido;

II - Apresentados os esclarecimentos, sendo saneadas ou justificadas as irregularidades apontadas, o procedimento será arquivado;

III - Não havendo aprovação das justificativas apresentadas ou quedando-se inerte a serventia, os autos serão submetidos para deliberação. 

Art. 88. [...] 

XI – As receitas de ressarcimentos de atos gratuitos e de complementação do benefício da renda mínima deverão ser registradas no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa nas contas "ressarcimento de atos gratuitos" e “complementação de renda mínima”, respectivamente, na data do recebimento, pelo valor total bruto.

 § 9º [...] 

XII - Os responsáveis pelas serventias que estão sob o regime de interinidade estão autorizados a efetuar o lançamento de despesas que remunerem o capital investido no imóvel, equipamentos e mobiliários adquiridos para a prestação dos serviços sob sua responsabilidade, a título de indenização ou como locação, observados os seguintes percentuais mensais:

[...] 

Art. 88-A. [...]  

§ 4º Os valores provisionados serão depositados mensalmente em conta bancária vinculada, nos moldes definidos pelo TJ/RO, e lançados no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa na conta “Reserva interino - verbas rescisórias” com anexação do PDF do comprovante de depósito na conta vinculada e planilha de cálculo do provisionamento nos moldes instituídos pela CGJ.

[...]  

§ 6º No curso da interinidade, nos casos de dispensa ou demissão de colaborador(a), o(a) interino(a) deverá solicitar autorização para rescisão encaminhando os relatórios sintéticos e analíticos, bem como o saldo em conta do FGTS, que demonstrem o valor devido na rescisão. Autorizada a rescisão pela CGJ, o valor provisionado deverá ser revertido como receita da serventia e lançado no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa na conta “Reversão da provisão para verbas rescisórias”. Quitada a rescisão, deverá ser lançada a despesa na conta “Verbas rescisórias”.

Art. 90-A. [...] 

§ 1º [...] 

II - mensalmente nas serventias vagas, que deverão encaminhar a documentação pertinente até o dia 15 do mês subsequente.

Art. 101. [...]  

§ 5º [...] 

II - os emolumentos e selos recebidos por atos adiados praticados por ex-interinos(as) ou ex-delegatários(as) deverão ser repassados até o 5º dia útil do mês subsequente. As custas, o selo e o(s) Fundo(s) serão recolhidos juntamente com o movimento do dia em que forem recebidos;

Art. 144. [...] 

§ 1º Após a prática do ato, os valores recebidos dos usuários referentes aos selos deverão ser repassados ao FUJU, por meio de boleto específico disponibilizado no sistema, até o final do expediente bancário do dia útil subsequente.

§ 2º No caso de atraso de recolhimento sobre os valores devidos incidirão atualização monetária e juros, nos termos do art. 101, §3º das DGE.

§ 3º Nãoserão devidos acréscimos monetários se os atrasos decorrerem de fatos não imputáveis aos(às) responsáveis das serventias extrajudiciais.

[...]  

§ 6º No caso de participação em operações de cidadania (Operações Registro, Justiça Rápida Itinerante etc.) em local de difícil acesso, o(a) responsável deverá encaminhar solicitação via SEI com justificativa à Corregedoria Geral da Justiça, para liberação de lote com os caracteres alfanuméricos que representam a chave de segurança do selo.

Art. 149. [...] 

 § 1º Inutilização do selo ocorrerá quando do uso fora da sequência, saldo remanescente de operações de cidadania, uso indevido ou anulação de ato por decisão judicial.

§ 2º A Corregedoria Geral da Justiça, ao receber a comunicação, realizará a inutilização.

[...] 

Seção X - Do Ressarcimento de Atos Gratuitos.

Art. 157. O ressarcimento dos atos gratuitos praticados pelas serventias de registro civil das pessoas naturais terá por base as informações inseridas no Sistema de Informações Gerenciais do Extrajudicial.

Art. 158. [...]

Parágrafo único. Havendo irregularidades o(a) responsável será notificado(a), para no prazo de 2 (dias) úteis, apresentar justificativa. Saneadas as irregularidades, o repasse ocorrerá no mês subsequente.

Art. 161. [...] 

Parágrafo único. Entende-se como renda bruta mensal da serventia a somatória das receitas com emolumentos de todos os serviços e do valor dos ressarcimentos de atos gratuitos que terá direito no mês de competência.

Art. 169. O valor arrecadado pelo pagamento dos selos de fiscalização se destinará ao ressarcimento aos oficiais de registro civil das pessoas naturais pelos atos gratuitos praticados. O saldo remanescente será destinado para a complementação da renda mínima das serventias de registro civil das pessoas naturais deficitárias.

Art. 354. [...] 

II - O regime de recolhimento ora instituído terá os seus resultados avaliados pela Corregedoria Geral da Justiça.

Art. 398. [...] 

III - menção à data, livro e à folha do ofício em que foi lavrada a procuração, bem como à data da expedição da certidão correspondente, para comprovar que foi expedida nos noventa dias que antecedem a prática do ato notarial, dispensando-se a certidão para instrumentos de mandato lavrados nas próprias notas.

Art. 637-A. Os oficiais de registro civil deverão remeter ao Ministério Público local, no dia útil imediatamente seguinte à lavratura do registro, uma cópia do assento de nascimento ou de natimorto cuja mãe e/ou o pai do registrando tenham, na data do nascimento ou do óbito fetal, menos de 14 (quatorze) anos e 09 (nove) meses de idade.

Parágrafo único. A comunicação prevista no caput deste artigo é obrigatória e será feita via ofício com cópia do assento em anexo. Não deverá ser expedida certidão para tal finalidade.

 

Art. 3º INSERIR os artigos 27-A; 88-A, §1º, VII e §7º; 88-B, §§1º e 2º; 101, §5º, III e IV, e, 160-A nas Diretrizes Gerais Extrajudiciais com a seguinte redação:

Art. 27-A. Periodicamente, a Corregedoria Geral da Justiça realizará fiscalização, utilizando-se das informações constantes nos sistemas de gerenciamento e controle, sobre a regularidade:

I - do recolhimento das custas;

II - do recolhimento dos selos;

III - da utilização do selo de fiscalização;

IV - dos emolumentos adiados recebidos por novo(a) Delegatário(a) ou Interino(a);

V - do recolhimento da renda excedente ao teto remuneratório dos(as) Interinos(as), e;

VI - do livro diário auxiliar da receita e da despesa.

§ 1ºIdentificada irregularidade no tocante aos incisos I a IV, a Corregedoria iniciará procedimento de averiguação e adotará as medidas necessárias ao saneamento.

I - Constatado o recolhimento, a Corregedoria poderá convalidar, de ofício, os boletos de custas e selos apontados como pendentes.

II - Não sendo identificado o recolhimento, o(a) Delegatário(a) ou Interino(a) será notificado(a) para prestar os esclarecimentos necessários e providenciar a regularização no prazo de 48 (quarenta e oito) horas. Apresentados os esclarecimentos e saneada ou justificada a irregularidade apontada, o procedimento será arquivado.

§ 2ºA notificação de cobrança relativa aos recolhimentos devidos ao FUJU ocorrerá independentemente do valor.

§ 3ºOs atrasos injustificados nos prazos estabelecidos para os recolhimentos dos valores devidos ao FUJU incidirão atualização monetária e juros, cujo pagamento deverá ser efetuado em boleto bancário próprio.

Art. 88-A. [...] 

1º [...] 

VII - Saldo de salário, devendo ser considerado o último dia do mês subsequente ao mês de competência do provisionamento.

§ 7º  Ao fim da interinidade, após a quitação total das verbas rescisórias, se existir saldo remanescente na conta vinculada do provisionamento, a CGJ definirá a destinação dos valores utilizando como critério o recebimento ou não do teto remuneratório.

Art. 88-B. [...] 

§ 1º As serventias vagas deverão elaborar cronograma de férias dos(as) colaboradores(as), submetendo-o à CGJ. Todas as alterações no cronograma deverão ser previamente comunicadas.

§ 2º O descumprimento injustificado do disposto neste artigo poderá ensejar a adoção de medidas cabíveis, incluindo a glosa da despesa.

Art. 101. [...] 

§ 5º [...]

III - além de efetuar os recolhimentos devidos, deverá ser encaminhada a relação de todos os valores recebidos relativos aos atos praticados pelos(as) ex-interinos(as), editais e AR, via SEI, até o 5º dia útil do mês subsequente.

[...] 

IV - no caso de atraso de recolhimento sobre os valores devidos incidirão atualização monetária e juros, nos termos do §3º deste artigo.

Art. 160-A. Sujeitam-se ao Imposto sobre a Renda Retido na Fonte os valores recebidos por oficial de cartório a título de compensação por atos gratuitos.

§ 1º Para efeitos de apuração da base de cálculo para o Imposto de Renda a ser Retido na Fonte dos delegatários/interinos excluem-se os valores das celebrações de casamento e casamento comunitário devidos ao(à) Juiz(a) de Paz.

§ 2º No início de cada exercício, a Corregedoria Geral da Justiça enviará à Receita Federal as informações do ano anterior sobre os valores pagos/retenções relacionados ao ressarcimento de atos gratuitos, bem como de concessão do benefício da complementação da renda mínima.

 

Art. 4º Este Provimento entra em vigor na data da publicação.

Publique-se.

Desembargador José Antonio Robles

Corregedor Geral da Justiça