As medidas de distanciamento social necessárias para diminuir a velocidade de disseminação da pandemia do coronavírus causaram uma brusca mudança na nossa rotina de trabalho. Se antes praticamente todos os colaboradores do PJRO saíam de suas casas para desempenhar suas atribuições nas instalações físicas do Poder Judiciário, agora grande parte dos servidores e magistrados estão trabalhando em home office. 

Porém, a necessidade de entrar em contato com colaboradores de diversas unidades não diminuiu, apenas passou-se a utilizar outros meios de contato, com destaque para as videoconferências que substituíram as reuniões presenciais.  

Assim, para garantir que as reuniões realizadas por videoconferência sejam produtivas e evitar situações constrangedoras, a Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação do TJRO apresenta algumas recomendações importantes de como participar das videoconferências:

1. Horas antes da realização da videoconferência, verifique se o aplicativo ou software necessário está instalado em seu computador/tablet/smartphone. Caso não esteja, faça a instalação com tempo suficiente para resolver eventuais problemas antes da videoconferência. Verifique também se sua câmera e seu microfone estão funcionando e configurados corretamente.

2. Se possível, escolha um ambiente da casa no qual você não sofrerá interrupções durante a realização da videoconferência. É muito importante estar em um ambiente silencioso, por isso é recomendável avisar os familiares e solicitar que não façam barulho enquanto você estiver participando da videoconferência. Lembre-se também de deixar seu celular em modo silencioso e ficar distante do telefone fixo (ou deixá-lo desconectado durante a reunião).

3. Também é importante escolher um local neutro, no qual não apareçam atrás de você objetos que possam distrair a atenção dos demais participantes da reunião. Na dúvida, posicione sua câmera em um ângulo no qual apareça apenas uma parede sem decoração atrás de você.

4. Prepare com antecedência o material necessário para participar da reunião. Se você vai apresentar relatórios, envie-os antes ao organizador da reunião ou deixe-os previamente abertos na sua tela para serem compartilhados durante a videoconferência. Se você vai apenas anotar informações, tenha em mãos os recursos necessários.

5. Minutos antes do início da videoconferência, é recomendável vestir-se e arrumar-se como se estivesse indo à uma reunião presencial. Sua imagem na câmera será vista pelos demais participantes e pode causar uma péssima impressão caso sua aparência não esteja de acordo com o usual no ambiente de trabalho.

6. Se você acessar o link da videoconferência e ainda não houver ninguém presente, aguarde alguns minutos e entre em contato com os participantes por outros meios de comunicação, como hangouts e e-mail.

7. Se você sofrer algum imprevisto e não puder participar da reunião no horário marcado, informe imediatamente ao coordenador da reunião.

8. Seja pontual. Esteja on-line e disponível para participar da videoconferência pelo menos 5 minutos antes do horário agendado.

9. Se você não é o organizador da reunião, não compartilhe o link da videoconferência com outras pessoas. Exceções devem ser informadas pelo organizador, caso a videoconferência seja uma transmissão pública.

10. Ao entrar na sala virtual da videoconferência, apresente-se imediatamente para informar aos participantes de que você está presente e evitar constrangimentos por eventualmente ouvir uma conversa particular.   

11. Durante a videoconferência, mantenha uma postura profissional que reforce sua credibilidade e competência. Não participe da reunião deitado na cama, com crianças ou animais de estimação. Permaneça sentado e concentrado na videoconferência como estaria em uma reunião presencial. Também é fundamental evitar distrações e não acessar sites ou aplicativos de mensagem durante a reunião.

12. Se não for possível manter silêncio no ambiente no qual você está, mantenha seu microfone desativado enquanto você não estiver falando. Essa recomendação também se aplica aos casos em que você estiver digitando algo no seu computador, pois o barulho das teclas é captado pelo microfone e transmitido na videoconferência. Caso sua participação seja apenas como ouvinte, mantenha o microfone desativado o tempo todo. 

13. Evite se alimentar durante a videoconferência. Se não for possível evitar, desative sua câmera e deixe o microfone desligado enquanto mastiga alimentos. Reative a câmera e o microfone apenas quando desejar falar para os demais participantes. Em qualquer caso, mantenha garrafas de água e alimentos fora do alcance da câmera.

14. Não saia da reunião sem avisar. Da mesma forma que você pediria licença e informaria o motivo ao se retirar de uma sala de reuniões presencial, essa atitude também é recomendável em uma reunião virtual. Se houver muitas pessoas na reunião e sua participação era apenas como ouvinte, basta enviar uma mensagem no chat informando que precisa se retirar. 

Recomendações para o organizador da reunião:

1. Envie com antecedência aos convidados a pauta da reunião e eventuais relatórios, planilhas e processos que serão discutidos.

2. Defina previamente qual será a duração da reunião, pois os participantes podem ter outras reuniões agendadas para o mesmo dia.

3. Compartilhe o link da videoconferência apenas com os colaboradores que seriam convidados em uma reunião presencial. Se houver participantes em excesso, o objetivo da reunião poderá ser prejudicado.

4. Teste previamente o link da videoconferência e demais recursos necessários para sua realização. 

5. Se possível, solicite a presença virtual de um colaborador que possa auxiliar tecnicamente os participantes sobre usar a ferramenta de videoconferência (ativar ou desativar microfones e câmeras, conversar pelo chat, e etc).

6. Se necessário, designe um colaborador para atuar como secretário e registrar ata da reunião.

7. Comece a reunião pontualmente e não recomece a apresentação caso apareça algum participante atrasado.

8. Informe, nos primeiros minutos da videoconferência, qual é o objetivo da reunião e o que deverá ser resolvido.

9. Ao falar, prefira frases curtas e faça pausas entre as ideias apresentadas. Isso facilita a compreensão do assunto e permite que os participantes mantenham-se atentos e tirem dúvidas.

10. Olhe para a câmera enquanto fala, pois isso dá a sensação de que você está olhando para os participantes e transmite mais confiança.

11. Incentive a participação ativa dos colaboradores presentes na reunião.

12. Antes de encerrar, avise que está concluindo a reunião e pergunte se há dúvidas. Evite ultrapassar o tempo de duração previamente agendado.

13. Ao final, certifique-se de que a chamada realmente foi encerrada e, posteriormente, envie a Ata da reunião e/ou a gravação completa aos participantes.