(Anexo XYZ do Ato n. 999/20NN, alterado pelo Ato n. 9999/20NN-PR - Publicação - SEI - Original)
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Dono do Processo: Diretor da Divisão de Projeto
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Objetivos:
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-
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Premissas:
Para realização do gerenciamento de projetos proposto, as seguintes premissas devem ser verdadeiras:
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-
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-
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Classificação de Projetos:
Os projetos de XYZ devem seguir a seguinte classificação:
a) Projeto1 (P1): Aliquam faucibus erat ut justo vestibulum, nec pretium tellus pellentesque, com escopo e cronograma definidos no início do projeto.
Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisitos, Plano de Gerenciamento de Riscos, Plano de Gerenciamento de Projetos, Ata de Reunião de Encerramento com Demandante, Patrocinador e Equipe do Projeto Termo de Aceite e Termo de Encerramento.
b) Projeto 2 (P2): Aliquam faucibus erat ut justo vestibulum, nec pretium tellus pellentesque, com escopo e cronograma definidos no início do projeto.
Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisito, Plano de Gerenciamento de Riscos, Artefatos específicos da Metodologia Ágil escolhida, Termo de Aceite e Termo de Encerramento.
c) Projeto 3 (P3): Aliquam faucibus erat ut justo vestibulum, nec pretium tellus pellentesque, com escopo e cronograma definidos no início do projeto.
Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisitos, Plano de Gerenciamento de Risco, Plano de Gerenciamento de Projetos, Termo de Aceite e Termo de Encerramento.
d) Projeto4 (P4): Aliquam faucibus erat ut justo vestibulum, nec pretium tellus pellentesque, com escopo e cronograma definidos no início do projeto..
Documentação:
- Termo de Abertura, Especificação de Requisitos, Plano de Gerenciamento de Riscos, Plano de Gerenciamento de Projetos, Ata de Reunião de Encerramento com Demandante, Patrocinador e Equipe do Projeto Termo de Aceite e Termo de Encerramento.
- Termo de Abertura e Termo de Encerramento, quando for somente aquisição. Devem ser informados no protocolo do projeto os protocolos das contratações, nas quais constam estudos técnicos e documentos contratuais.
e) Projetos Estratégicos (PE): aqueles que buscam efetivamente atender o planejamento estratégico da organização.
Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisito, Plano de Gerenciamento de Risco, Plano de Gerenciamento de Projetos e Termo de Encerramento.
f) Projetos de Implantação de Soluções de Terceiros (PST): aqueles em que o produto não foi desenvolvido por servidores(as) da unidade, mas requer implantação, treinamento, adequação de infraestrutura. Podendo se aplicar a softwares/aplicativos adquiridos ou contratados pelo TJRO. Exemplo: Sistema do RH.
Documentação: Termo de Abertura, Especificação de Requisito, Plano de Gerenciamento de Risco, Plano de Gerenciamento de Projetos e Termo de Encerramento.
QUADRO RESUMO DA CLASSIFICAÇÃO DE PROJETOS X DOCUMENTAÇÃO
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Termo de Abertura
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Especificação de Requisitos
|
Plano de Gerenciamento de Riscos
|
Plano de Gerenciamento de Projetos
|
Artefatos da Metodologia Ágil escolhida
|
Termo de Aceite
|
Termo de Encerramento
|
Projeto 1 (P1)
|
Sim
|
Sim
|
Sim
|
Sim
|
Não
|
Sim
|
Sim
|
Projeto 2 (P2)
|
Sim
|
Sim
|
Sim
|
Não
|
Sim
|
Sim
|
Sim
|
Projeto 3 (P3)
|
Sim
|
Sim
|
Sim
|
Sim
|
Não
|
Sim
|
Sim
|
Projeto 4 (P4)
|
Sim
|
Sim*
|
Sim*
|
Sim*
|
Sim*
|
Não
|
Sim
|
Projetos Estratégicos (PE)
|
Sim
|
Sim
|
Sim
|
Sim
|
Não
|
Não
|
Sim
|
Projetos de Implantação de Soluções de Terceiros (PST)
|
Sim
|
Sim
|
Sim
|
Sim
|
Não
|
Não
|
Sim
|
*Estes documentos não são necessários nos casos de Projetos de Infraestrutura que contemplam apenas contratações de produtos e serviços, pois cada contratação possui documentação específica e detalhada.
|
Documentação do Projeto:
A documentação do projeto será de acordo com a sua classificação, conforme relação abaixo:
1. Termo de Abertura (obrigatório para todos os projetos)
2. Especificação de Requisitos
3. Plano de Gerenciamento de Riscos (PGRCI)
4. Plano de Gerenciamento de Projeto (não se aplica aos Projetos de Sistemas/Ágil)
5. Artefatos específicos da Metodologia Ágil escolhida
6. Registro de Alteração (caso haja necessidade)
7. Termo de Aceite
8. Termo de Encerramento (obrigatório para todos os projetos)
Os documentos acima deverão ser preenchidos pelo Gerente de Projetos ou pessoa designada pelo gerente. Em caso de necessidade, este poderá contar com o apoio da (Nome da Divisão). Além dos documentos acima, existem alguns documentos que serão de responsabilidade da (Nome da Divisão), para preenchimento com os patrocinadores, demandantes, equipe de projeto entre outros, são eles:
9. Formulário – IECOM – Efetividade das Comunicações
10. Formulário de Satisfação do Patrocinador
11. Índice de Satisfação do Patrocinador (ISP)
12. Índice de Desempenho de Prazo (IDP)
13. Lições Aprendidas pela Equipe
14. Check-list de Encerramento
Fluxo MGP:
(clique na imagem para ampliar)
Descrição das atividades
Atividade:
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1. Analisar, Classificar e Criar Protocolo para Projeto ou Plano de Ação
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Responsável
|
Dipro |
Entradas
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- Lista de Projetos e Planos de Ação de TIC enviados pelo CGesTIC para execução.
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Procedimentos
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1.1. DIPRO classifica o tipo de projeto ou plano de ação, conforme informações prestadas pelo GP, define numeração e código do projeto e cria os protocolos com os modelos de documentação para os GPs preencherem.
1.2 Designar colaborador da DIPRO que dará suporte ao projeto.
1.3 Envio de protocolo ao Gerente de Projeto para preenchimento da documentação.
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Saídas
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- Inclusão dos projetos e planos de ação na planilha de Portfólio de Projetos e Plano de Ação da STIC e na planilha de acompanhamento do PDTIC ou ferramenta de gestão de projetos que venha a ser adquirida.
- Protocolos criados e enviados para os GPs.
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Atividade:
|
2.1 Preencher iniciativa de Plano de Ação (PLA)
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Responsável
|
Gerente do PLA |
Entradas
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- Protocolo de Plano de Ação criado e enviado para o Gerente do PLA pela Dipro
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Procedimentos
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- Preencher a Iniciativa do Plano de Ação, conforme modelo disponibilizado pela Dipro.
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Saídas
|
- Iniciativa de Plano de Ação preenchida e assinada pelo Gerente do PLA.
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Atividade:
|
2.2 Registrar andamento do Plano de Ação (PLA)
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Responsável
|
Gerente do PLA |
Entradas
|
- Iniciativa de Plano de Ação preenchida e assinada pelo Gerente do PLA.
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Procedimentos
|
- Incluir no protocolo do Plano de Ação informações e documentos que evidenciem a execução das ações previstas na iniciativa.
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Saídas
|
- Protocolo atualizado com as ações que foram concluídas.
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Atividade:
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2.3 Preencher Relatório Final do Plano de Ação (PLA) e enviar para DIPRO
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Responsável
|
Gerente do PLA |
Entradas
|
- Protocolo atualizado com as ações que foram concluídas.
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Procedimentos
|
- Preencher o Relatório Final do Plano de Ação e encaminhar o protocolo para a DIPRO atualizar informações e arquivar.
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Saídas
|
- Relatório Final assinado pelo Gerente de Projeto e protocolo arquivado pela DIPRO.
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Atividade:
|
3.1 Preencher Termo de Abertura
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Responsável
|
Gerente de Projeto |
Entradas
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- Protocolo de Projeto criado e enviado para o Gerente de Projeto pela Dipro
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Procedimentos
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- Gerente de Projeto preenche o Termo de Abertura com informações previamente fornecidas pelo demandante e pelo patrocinador.
- O Termo de Abertura será enviado para assinatura do patrocinador.
- O Termo de Abertura será assinado posteriormente pelo Gerente do Projeto.
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Saídas
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- Termo de Abertura assinado pelo Patrocinador e pelo Gerente do Projeto.
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Atividade:
|
3.2 Realizar reunião inicial
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Responsável
|
Gerente de Projeto, auxiliado pela equipe |
Entradas
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- Termo de Abertura assinado.
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Procedimentos
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- Reunião inicial do projeto, para esclarecimento do escopo, alinhamento das expectativas, papéis e responsabilidades da equipe e demais participantes do projeto, conforme estabelecido no Termo de Abertura aprovado.
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Saídas
|
- Ata de Reunião assinada, sempre que houver reunião.
|
Atividade:
|
3.3 Refinar Requisitos
|
Responsável
|
Equipe do Projeto |
Entradas
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- Termo de Abertura assinado pelo Patrocinador e pelo GP, Ata de Reunião da etapa anterior assinada e Formulário de Solicitação de Demandas.
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Procedimentos
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- Reuniões entre equipe de projeto e demandante para refinar e validar requisitos.
- Caso o demandante não tenha disponibilidade dentro de 30 dias após a assinatura do Termo de Abertura, a equipe de projeto deve comunicar o Gerente do Projeto para solicitar o cancelamento do projeto.
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Saídas
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- Ata de Reunião assinada, sempre que houver reuniões;
- Documento de Especificação de Requisitos.
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Atividade:
|
3.4 Detalhar Projeto
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Responsável
|
Gerente do Projeto, auxiliado pela equipe |
Entradas
|
- Termo de Abertura assinado.
- Documento de Especificação de Requisitos assinado.
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Procedimentos
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Em caso de Projetos de Sistemas (PS), Projeto de Inteligência de Dados (PID), Projetos de Infraestrutura (PI), Projetos Estratégicos (PE) e Projetos de Implantações de Soluções de Terceiros (PST):
- Elaboração do Plano de Gerenciamento de Projetos;
- Elaboração do Plano de Gestão de Riscos e Controle Interno;
- Elaboração da Relação de Contratações, no caso de projetos que contém várias contratações diferentes.
Em caso de Projetos de Sistemas/Ágil (PS/A):
- Elaboração do Cronograma de Macro Entregas do Projeto;
- Elaboração do Plano de Gestão de Riscos e Controle Interno;
- Elaboração de Artefatos Típicos da Metodologia Ágil Escolhida, ao longo da execução do projeto.
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Saídas
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- Plano de Gerenciamento de Projetos assinado;
- Plano de Gestão de Riscos e Controle Interno assinado;
- Relação de Contratações assinada (somente no caso de projetos que contém várias contratações diferentes);
- Cronograma de Macro Entregas do Projeto assinado pelo patrocinador;
- Artefatos Típicos da Metodologia Ágil Escolhida, produzidos periodicamente, assinados pelo patrocinador e/ou cliente do projeto.
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Atividade:
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3.5 Controlar atividades do projeto
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Responsável
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Gerente do Projeto |
Entradas
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- Termo de Abertura do Projeto assinado;
- Documento de Especificação de Requisitos assinado;
- Plano de Gerenciamento de Projetos assinado;
- Cronograma de Macro Entregas do Projeto de Sistemas Ágil assinado;
- Plano de Gestão de Riscos e Controle Interno assinado;
- Relação de Contratações assinada;
- Atas de Reunião assinadas;
- Decisão aprovando ou negando alterações no projeto (se houver).
- Feedbacks da equipe do projeto sobre as atividades concluídas.
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Procedimentos
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- Gerenciar as atividades do projeto, incluindo as comunicações, o monitoramento, evolução do projeto, gerenciamento dos risco, garantia de qualidade;
- Informar no controle do gerenciamento do projeto da STIC o andamento do projeto conforme PGP ou Cronograma de Macro Entregas assinado;
- Registrar, por meio de ata, todas as alterações acordadas entre o time de projeto e o patrocinador. Trazer o procedimento para aprovação da Secretária de TIC quando houver alterações do projeto quando tem complexidade ou discordâncias.
- Após conclusão das entregas do projeto, informar à Dipro para iniciar documentação de encerramento.
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Saídas
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- Atas das reuniões.
- Registro de andamento do projeto (atividades concluídas, etc).
- Despacho para Dipro informando conclusão das atividades.
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Atividade:
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Tempo: desenvolver as atividades do projeto dentro do cronograma estipulado
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Responsável
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Equipe de projeto |
Entradas
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- Plano de Gerenciamento do Projeto ou Cronograma de Macro Entregas.
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Procedimentos
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- Realizar o trabalho planejado e efetuar as entregas conforme o cronograma do projeto, incluindo aquisições e gestão do contrato se houver.
- Cada membro do time deverá atualizar e finalizar as atividades distribuídas pelo Gerente do Projeto, conforme estabelecido pelo mesmo.
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Saídas
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- Atualização do andamento das atividades do projeto no controle estabelecido pelo GP.
- Finalizar as tarefas concluídas no controle estabelecido pelo GP.
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Atividade:
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3.6 Solicitar alteração no projeto
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Responsável
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Gerente do Projeto |
Entradas
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- Registro de necessidade de alteração do projeto, solicitada pelo cliente, patrocinador ou pela equipe, nos casos em que não houver acordo entre equipe, gerente, cliente e patrocinador e/ou nos casos em que a complexidade ou impacto da alteração exige maior análise.
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Procedimentos
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- Gerente de Projeto documenta a necessidade de alterar o projeto utilizando o documento padrão de solicitação de alteração;
- Enviar a solicitação para aprovação da Secretária da STIC, via protocolo SEI.
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Saídas
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- Documento de solicitação de alteração no projeto.
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Atividade:
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3.7 Analisar solicitação de alteração no projeto
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Responsável
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Secretária da STIC |
Entradas
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- Documento de solicitação de alteração no projeto.
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Procedimentos
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- Analisar a solicitação e, caso necessário, submeter à aprovação dos demais interessados.
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Saídas
|
- Decisão aprovando ou negando alterações no projeto (se houver).
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Atividade:
|
3.8 Registrar resultado e/ou atualizar informações do projeto
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Responsável
|
Gerente de Projeto |
Entradas
|
- Decisão aprovando ou negando alterações no projeto (se houver).
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Procedimentos
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- Incluir no protocolo do projeto o novo documento com as alterações aprovadas (Termo de Abertura, Especificação de Requisitos, PGRCI ou PGP)
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Saídas
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- Nova documentação do projeto preenchida e assinada pelo Gerente do Projeto e pelo patrocinador.
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Atividade:
|
3.9 Iniciar documentação de encerramento do projeto
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Responsável
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Dipro |
Entradas
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- Despacho do Gerente do Projeto informando que as entregas foram concluídas.
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Procedimentos
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- Incluir no protocolo do projeto o Termo de Aceite e coletar assinatura do Demandante/Cliente.
- Incluir no protocolo do projeto o Termo de Encerramento e encaminhar ao Gerente do Projeto para preenchimento e assinatura.
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Saídas
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- Termo de Aceite preenchido e assinado.
- Termo de Encerramento preenchido e assinado.
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Atividade:
|
3.10 Realizar reunião de encerramento
|
Responsável
|
Gerente de Projeto |
Entradas
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- Termo de Aceite assinado pelo demandante ou seu representante.
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Procedimentos
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- Realizar reunião de encerramento do projeto com equipe e demais partes interessadas.
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Saídas
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- Ata de Reunião de encerramento do projeto.
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Atividade:
|
3.11 Preencher Termo de Encerramento
|
Responsável
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Gerente do Projeto |
Entradas
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- Termo de encerramento disponibilizado pela Dipro para preenchimento e assinatura.
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Procedimentos
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- Preencher o termo de encerramento conforme modelo estabelecido pela DIPRO.
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Saídas
|
- Termo de encerramento assinado pelo Gerente e pelo Patrocinador do projeto.
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Atividade:
|
3.12 Preparar documentação de encerramento e coletar assinaturas
|
Responsável
|
Dipro |
Entradas
|
- Termo de encerramento assinado pelo Gerente e pelo Patrocinador do projeto.
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Procedimentos
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- Incluir no protocolo do projeto os templates do Formulário de Avaliação das Comunicações, Formulário de Avaliação de Satisfação do Patrocinador, Cálculo do Índice de Satisfação do Patrocinador, Cálculo de Índice de Desempenho de Prazo.
- Enviar Formulários de Lições Aprendidas para preenchimento do Gerente e dos integrantes da equipe.
- Preencher checklist de encerramento do projeto conforme documento padronizado pela DIPRO.
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Saídas
|
- Formulários preenchidos e assinados pelos responsáveis.
- Checklist de encerramento preenchido e assinado pelo Gerente e pelo Patrocinador.
- Protocolo do projeto arquivado em pasta de acompanhamento especial no SEI - Sistema Eletrônico de Informações ou outro repositório de informações que venha a substituí-lo.
- Protocolo encaminhado ao CGesTIC para ciência.
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Fluxo Monitoramento de Projetos da DIPRO:
(clique na imagem para ampliar)
Descrição das Atividades
Monitoramento de Projetos
|
Atividade:
|
Acompanhar documentação e entregas dos projetos e planos de ações
|
Periodicidade:
|
Semanal
|
Responsável
|
Dipro |
Entradas
|
- Documentação preenchida dos projetos e planos de ações.
- Registro de entregas dos projetos e planos de ações concluídas.
|
Procedimentos
|
- Realizar monitoramento semanal dos projetos e planos de ação conforme PGP ou cronograma do projeto e/ou Iniciativa de Plano de Ação.
- Observar o cumprimento das etapas do processo MGP no projeto.
- Estabelecer o processo de monitoramento a ser executado pela DIPRO.
|
Saídas
|
- Acompanhamento dos projetos e planos de ação monitorados pela DIPRO.
|
Atividade:
|
Elaborar relatórios
|
Periodicidade:
|
Mensal
|
Responsável
|
Dipro |
Entradas
|
- Acompanhamento dos projetos e planos de ação monitorados pela DIPRO.
|
Procedimentos
|
- Elaborar relatório mensal dos projetos e planos de ação monitorados pela DIPRO.
- Atualizar os indicadores do MGP.
|
Saídas
|
- Relatório mensal dos projetos monitorados pela DIPRO
- Indicadores do MGP
|
Controle do processo (Modelo de Gerenciamento de Projetos):
ID
|
1
|
Processo
|
Modelo de Gerenciamento de Projetos
|
Dono do Processo
|
Diretor (a) da DIPRO
|
Indicador
|
Índice de aderência ao MGP - iMGP
|
Justificativa
|
Apurar o percentual de projetos gerenciados pelo modelo.
|
Periodicidade
|
Semestral
|
Intervalo
|
6 últimos meses (Semestral)
|
Regra de cálculo
|
iMGP = Projetos aderentes a MGP/Total de projetos do portfólio
|
Meta
|
>= 90%
|
Origem dos Dados
|
Relatórios de Projetos Monitorados pela DIPRO
|
Responsável pela coleta
|
Diretor (a) da DIPRO
|
Responsável pela análise do indicador
|
Diretor (a) da DIPRO
|
Indicadores de Gerenciamento (Controle) de Projetos:
Indicador
|
IDP - Índice de desempenho de prazo
|
Objetivo
|
Medir a eficácia do cronograma do projeto em termos de entregas feitas dentro do prazo planejado e escopo realizado.
|
Periodicidade
|
Durante encerramento do projeto.
|
Regra de cálculo
|
QE = Quantidade de entregas feitas dentro do prazo planejado
QEP = Quantidade de entregas previstas no período
IDP = QE/QEP
|
Meta
|
>= 80%
|
Responsável pela coleta
|
Gerente do projeto
|
Responsável pela análise do indicador
|
Diretor da DIPRO
|
Indicador
|
ISP - Índice de satisfação do Patrocinador
|
Objetivo
|
Medir a satisfação do Patrocinador do projeto.
|
Periodicidade
|
No encerramento do projeto.
|
Intervalo
|
Data de início e Data de encerramento do cronograma.
|
Regra de Cálculo
|
Conforme resultado de pesquisa do Formulário ISP – Índice de Satisfação do Patrocinador
|
Meta 1
|
ISP >= 7
|
Meta 2
|
Respostas Ruins < 2
|
Responsável pela coleta
|
Diretor da DIPRO
|
Responsável pela análise do indicador
|
Diretor da DIPRO
|
Indicador
|
Índice de Cumprimento do orçamento
|
Objetivo
|
Medir a eficácia do planejamento do orçamento do projeto.
|
Periodicidade
|
Quadrimestral
|
Intervalo
|
Início do ano orçamentário, até a medição do quadrimestre.
|
Regra de Cálculo
|
O indicador de custo será avaliado quantitativamente considerado o cumprimento dos gastos nos períodos estabelecidos conforme a execução no SIGA:
BOM: O projeto realizou os gastos previstos dentro das datas estabelecidas, ou cumpriu mais de 90% das datas de cumprimento estabelecidos;
RUIM: O projeto realizou menos de 70% dos gatos previstos dentro das datas estabelecidas.
|
Meta
|
Regular ou Superior.
|
Responsável pela coleta
|
Gerente do Projeto
|
Responsável pela análise do indicador
|
Diretor da DIPRO
|
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