Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC)
 
Processos de TIC | Processo de Planejamento de Aquisições e de Contratações de TIC

Processo de Planejamento de Aquisições e de Contratações de TIC

(Anexo II do Ato n. 1102/2017 - DJE n. 171, de 15/9/2017, alterado pelo Ato n. 1074/2020)

Dono do Processo: Diretor da Dactic

O Processo de Planejamento de Aquisições e Contratações de Soluções de TIC tem como objetivo preparar a aquisição de soluções e serviços de TIC, por meio da instituição da equipe de planejamento da contratação pelas áreas responsáveis e elaboração dos artefatos conforme disposto na reolução n. 182/2013 CNJ e instrução 008/2016PR.

Objetivos:

  • Garantir a continuidade do negócio enquanto for necessário à instituição;
  • Guiar a equipe durante a análise da viabilidade técnica ou não da contratação da Solução de TIC;
  • Demonstrar às áreas do PJRO e aos demais interessados envolvidos no processo de Planejamento de Aquisições e Contratações de Solução de TIC adotado por esta organização para atender às necessidades de soluções de TIC.

Fluxo:

FLUXO 2020 PACV2

Descrição das Atividades:

Atividade:

1. Instaura processo de contratação

Entradas
  • Objeto planejado para aquisição .

Procedimentos

1.1. Criar protocolo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para instrução da contratação;

1.2. Criar Comunicação Interna - CI para envio do processo ao integrante demandante para elaboração do DOD;

1.3. Criar DOD modelo no processo para elaboração pelo integrante demandante;

1.4 Enviar processo ao integrante demandante para elaboração do DOD.

Saídas
  • Processo instaurado para contratação do objeto planejado.

Atividade:

2. Elabora Documento de Oficialização de Demanda - DOD

Entradas
  • Processo instaurado para contratação do objeto planejado.

Procedimentos

2.1. Elaborar o DOD para início da fase de planejamento da contratação, em atendimento aos requisitos exigidos na Resolução nº 182/2013 do Conselho Nacional de Justiça - CNJ.

Saídas
  • Processo de contratação com DOD desenvolvido.

Atividade:

3. Encaminhar processo para confecção do ETP

Entradas
  • Processo de contratação com DOD desenvolvido.

Procedimentos

3.1 Criar Comunicação Interna no processo com instruções para a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares pela equipe de planejamento da contratação;

3.2 Criar ETP modelo no processo;

3.3 Enviar o processo à equipe de planejamento da contratação para elaboração dos estudos.

Saídas
  • Processo com orientações para elaboração do ETP.

Atividade:

4. Elaborar Estudo Técnico Preliminar

Entradas
  • Processo com orientações para elaboração do ETP.

Procedimentos

4.1. Elaborar o ETP de acordo com os requisitos exigidos na Resolução nº 182/2013 do Conselho Nacional de Justiça - CNJ

Saídas
  • Processo com Minuta do ETP confeccionado.

Atividade:

5. Avaliação do ETP quanto à conformidades com as normas vigentes

Entradas
  • Processo com Minuta do ETP confeccionado.

Procedimentos

5.1. Verificar a conformidade do ETP produzido em relação aos normativos que regem os processos de contratação.

Saídas
  • Processo com ETP confeccionado e dentro das conformidades.
  • Processo declinado após ETP.

Atividade:

6. Elaborar Minuta do Termo de Referência - TR

Entradas
  • Processo com ETP confeccionado e dentro das conformidades.

Procedimentos

6.1. Elaborar o Termo de Referência de acordo com o ETP produzido.

Saídas
  • Processo com Minuta do Termo de Referência

Atividade:

7. Análise e aprovação do Termo de Referência

Entradas
  • Processo com Minuta do Termo de Referência

Procedimentos

7.1. Análise do Termo de Referência elaborado para aprovação e submissão à análise do DEAGESP

Saídas
  • Processo com Minuta do Termo de Referência aprovada pela equipe de planejamento.

Atividade:

8. Análise prévia do Termo de Referência

Entradas
  • Processo com Minuta do Termo de Referência aprovada pela equipe de planejamento.

Procedimentos

8.1. Análise e proposição de ajustes ao TR quanto ao aspecto formal do documento

Saídas
  • Processo com Termo de Referência apto para assinatura.

Atividade:

9. Assinatura do Termo de Referência

Entradas
  • Processo com Termo de Referência apto para assinatura

Procedimentos

9.1. Assinatura do TR após a análise quanto à conformidade do documento pelo DEAGESP 

Saídas
  • Processo com ETP e TR assinados

Atividade:

10. Análise e aprovação do ETP e TR elaborados

Entradas
  • Processo com ETP e TR assinados

Procedimentos

10.1. Análise do ETP e TR produzidos pela equipe de planejamento para aprovação ou não do prosseguimento do processo de contratação

Saídas
  • Processo de contratação apto para envio às unidades responsáveis por processar a licitação.

Atividade:

11. Atualizar o PAC

Entradas
  • Processo declinado após ETP.
  • Processo com contratação sem sucesso;
  • Processo com contratação concluída.

Procedimentos

11.1. Informar ao setor responsável pela elaboração e gerenciamento do PAC sobre o declínio de contratação

Saídas
  • PAC atualizado.

Controle do processo:

ID

1

Processo

Planejamento de Contratações e Aquisições de TIC

Dono do Processo

Diretor da Divisão de Aquisição e Contratos de TIC (DACTIC)

Indicador

Aquisições realizadas de acordo com o PAC

Justificativa

O indicador tem como objetivo avaliar o planejamento de aquisições da Secretaria de Tecnologia da Informação. Presume-se que um bom plano não é perfeito, e por isto alguns ajustes ocorrem durante o exercício.

Para avaliar o planejamento deve-se comparar as contratações previstas na primeira publicação (ou no ajuste se necessário) com a versão final revisada do Plano.

Isto nos traz um indicador que pode passar de 100% de execução, que pode passar uma percepção que houve oportunidades orçamentárias para aquisições importantes por exemplo, pode ocorrer um indicador de 100% ou abaixo de 100%. Importante que o resultado seja interpretado.

Periodicidade

Anual

Intervalo

Início do exercício até o mês de medição; trata-se de um indicador cumulativo.

Regra de cálculo

Índice de Aquisições/Contratações Realizadas =Contratações/Aquisições RealizadasContratações/Aquisições Planejadas Inicialmente *100

Meta

>= 85% Contratações/Aquisições Realizadas

Origem dos Dados

Documentos DACTIC e PAC

Responsável pela coleta

Diretor (a) do DACTIC

Responsável pela análise do indicador

Diretor (a) do DEGOV

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