Publicado no DJE n° 096/1983, de 03/06/1983
PROVIMENTO n° 013/1983 – CG
O Desembargador JOSÉ CLEMENCEAU PEDROSA MAIA, Corregedor-Geral da Justiça do Estado de Rondônia, no uso de suas atribuições legais,
Considerando que para melhorar o funcionamento dos Cartórios Judiciais, urge sejam adotadas providências disciplinando os direitos, deveres e obrigações dos escrivães e seus auxiliares,
RESOLVE BAIXAR O SEGUINTE PROVIMENTO:
I – Os escrivães e serventuários auxiliares são obrigados a manter bem conservados os livros, autos e demais papéis e documentos que lhes couberem ou que lhes forem entregues pelas partes, assim como organizar e manter em ordem o arquivo de suas serventias, de modo a facilitar a busca e localização imediata do que se encontrar arquivado.
II – Os servidores deverão fornecer, periodicamente, à Corregedoria-Geral da Justiça os documentos necessários à atualização dos seus assentamentos individuais, inclusive endereço e declaração de família.
III – No interesse da administração de seus cartórios e ofícios, os escrivães e serventuários auxiliares poderão adotar ficha-resumo, da qual devem constar nome, estado civil, filiação, endereço e cargos atual e anteriores.
IV – Os servidores, em geral, ao assinarem qualquer documento, por força de suas atribuições, ficam obrigados a reproduzir seu nome em letra de forma, à máquina, ou mediante a aposição de carimbo, de modo a permitir a identificação de quem subscreveu ou assinou o ato.
V – Os servidores manterão na Corregedoria-Geral da Justiça um cartão de autógrafos, onde serão lançadas suas assinaturas em todos os atos de que participarem.
VI – Os escrivães de serventias judiciais ficam obrigados a resumir, sistematicamente, os atos da Presidência do Tribunal de Justiça, do Conselho da Magistradura, da Corregedoria-Geral da Justiça, do próprio juízo a que estejam diretamente subordinados e dos demais órgãos da administração direta e indireta, de âmbito federal, estadual ou municipal, que sejam pertinentes aos seus ofícios e cartórios, visando a consultas e a informações aos interessados.
VII – Aos servidores da justiça, em geral, incumbe:
a) permanecer em seus cartórios, ofícios ou serviços todos os dias úteis, durante as horas de expediente, salvo motivo justificado, expresso em lei, comunicando imediatamente à autoridade judiciária a que estiverem diretamente subordinados;
b) agir com disciplina e ordem no serviço, tratando as partes, seus procuradores e público em geral com a devida urbanidade;
c) exercer pessoalmente suas funções, salvo quando em gozo de férias, licença, exercício de comissão temporária, e nos demais casos previstos em lei;
d) respeitar as determinações das autoridades judiciárias a que estiverem direta ou indiretamente subordinados;
e) fiscalizar a contagem e o recolhimento de tributos e custas;
f) fornecer recibo de qualquer importância recebida em razão da função, quando exigido;
g) fornecer recibo de documentos entregues em cartório, quando a parte o exigir; tratando-se de petição, o recibo será passado na respectiva cópia, se a apresentar o interessado;
h) facilitar de todos os meios, quando de inspeções permanentes ou periódicas, às autoridades judiciárias que tenham essa incumbência;
i) zelar pela economia e conservação do material que lhes for confiado;
j) praticar os atos e executar os trabalhos, compatíveis com as funções, de que forem encarregador por seus superiores hierárquicos.
VIII – Aos escrivães, além da chefia e direção imediata dos respectivos cartórios e ofícios, bem como dos demais deveres inerentes aos servidores em geral, incumbe:
a) conservar os livros prescritos em lei, ou recomendados pela Corregedoria-Geral da Justiça, devidamente regularizados e escriturados;
b) fiscalizar o pagamento dos tributos e a cobrança das custas devidas pelos atos praticados na serventia;
c) praticar, à sua custa, os atos mandados renovar por negligência ou erro próprio;
d) providenciar para que as partes e interessados sejam atendidos dentro dos prazos estabelecidos em lei e nos provimentos desta Corregedoria;
e) distribuir pelos escreventes os serviços da serventia, superintendendo e fiscalizando sua execução;
f) conservar sob sua guarda e responsabilidade, em boa ordem e devidamente acautelados, os autos e documentos que lhes couberem por distribuição ou que lhes forem entregues pelas partes;
g) organizar e manter em ordem o arquivo da serventia de modo a permitir a busca imediata de autos, papéis e livros findos;
h) manter a serventia aberta e em funcionamento durante o horário legal de expediente;
i) cumprir e fazer cumprir as ordens e decisões judiciais e as determinações das autoridades superiores;
j) remeter mensalmente à Corregedoria-Geral da Justiça a freqüência dos servidores lotados na serventia;
IX – Aos escreventes e serventuários auxiliares, em geral, incumbe praticar os atos e executar os trabalhos, relativos à função de que forem encarregados pelos escrivães a que estiverem subordinados.
X – Aos escreventes, incumbe escrever todos os termos e atos que, quando necessários à fé pública, caibam ao titular subscrever e executar os serviços de expediente, além de outros que lhes forem cometidos.
XI – Os escrivães não poderão ausentar-se do cartório ou ofício sem que nele permaneça quem legalmente os substituam, como responsável pela direção, ordem e disciplina do serviço.
Parágrafo único – equiparam-se aos escrivães, para os efeitos deste artigo, todos os que, de qualquer forma, fizerem suas vezes.
XII – O servidor, porque designado para um serviço ou determinada tarefa, não tem o privilégio ou a exclusividade de sua execução, nem poderá escusar-se a outros que lhe sejam cometidos.
XIII – Os servidores não poderão se afastar dos recintos de trabalho sem prévia autorização.
XIV – As partes que gozarem do benefício da gratuidade de justiça serão atendidas nos mesmos dias e horários das demais, vedada qualquer discriminação.
XV – Constitui falta grave do serventuário:
a) referir-se, por qualquer meio, de forma depreciativa a magistrado de qualquer grau, ainda que na ausência deste, ou ao Tribunal de Justiça ou a qualquer outro Tribunal do País;
b) desrespeitar as determinações legais das autoridades a que estiver direta ou indiretamente subordinados;
c) dar preferência a partes ou advogados, preterindo outros que lhes antecedam no pedido de atendimento;
d) prestar, por telefone, a qualquer pessoa, e, pessoalmente, a quem não for parte no feito ou seu procurador constituído, informações sobre atos de processo que corra em segredo de justiça;
e) portar autos ou outros papéis de interesse de partes ou advogados, salvo se em cumprimento de ato de ofício ou de ordem de superior seu;
f) instruir advogados sobre atos processuais que, por pertinentes ao exercício da advocacia, somente àqueles incumbe praticar;
g) sonegar, inclusive em procedimento de natureza puramente administrativa, informação essencial à formação do convencimento da autoridade a que estiver subordinado, gerando dúvida ou para ela concorrendo;
XVI – Aos serventuários titulares, além da chefia e direção imediata dos respectivos cartórios e ofícios, bem como dos demais deveres inerentes aos servidores em geral, incumbe:
a) conservar os livros prescritos em lei, ou recomendados pela Corregedoria de Justiça, devidamente regularizados e escriturados;
b) fiscalizar o pagamento das custas devidas pelos atos praticados na serventia;
c) praticar, à sua custa, os atos mandados renovar pr negligência ou erro próprio, ou subordinado, quando ao titular couber subscrever, também, o ato;
d) determinar que sejam renovados os atos praticados em desconformidade com a lei ou os provimentos da Corregedoria, quando o erro ou negligência resultar de ato exclusivo de subordinado;
e) remeter à Corregedoria a estatística dos serviços cartorários e, quando for o caso, das custas recebidas;
f) providenciar para que as partes e interessados sejam atendidos dentro dos prazos estabelecidos em lei;
g) distribuir os serviços da serventia, superintendendo e fiscalizando sua execução;
h) conservar sob sua guarda e responsabilidade, em boa ordem devidamente acautelados, os autos e documentos que lhes couberem por distribuição ou que lhes forem entregues pelas partes;
i) organizar e manter em ordem o arquivo da serventia, de modo a permitir a busca imediata dos autos, papéis e livros findos;
j) manter a serventia aberta e em funcionamento durante o horário legal de expediente;
l) cumprir e fazer cumprir as ordens e decisões judiciais e as determinações das autoridades superiores;
m) remeter mensalmente à Corregedoria da Justiça a freqüência dos servidores lotados na serventia, controlando-a diariamente;
n) abrir a correspondência oficial endereçada à serventia ou ao Juiz da Vara, quando por este autorizado.
XVII – Aos servidores em geral, incumbe praticar os atos e executar os trabalhos relativos à função de que forem encarregados pelos escrivães a que estiverem subordinados.
Publique-se.
Registre-se.
Cumpra-se.
Porto Velho (RO), 25 de abril de 1983.
DESEMBARGADOR JOSÉ CLEMENCEAU PEDROSA MAIA
CORREGEDOR-GERAL