O Tribunal de Justiça de Rondônia recebeu nessa quarta-feira, 28 de novembro, a Comissão de Avaliação Documental da Polícia Civil do Estado de Rondônia, para uma reunião com a Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD, no edifício-sede em Porto Velho.

Na reunião foram tratados assuntos sobre a tabela de temporalidade criminal e administrativa, digitalização de documentos e a sua legislação, recolhimento e guarda de arquivos de processos, lei sobre a elaboração de documentos em meios eletromagnéticos e os documentos permanentes.

O delegado Márcio Maia, presidente da Comissão de Avaliação Documental da Polícia Civil de Rondônia, participou da reunião e explicou sobre a forma de trabalho em relação aos arquivos. Além dele compõem, também, a comissão um servidor que cuida do arquivo e uma servidora que trabalha no Departamento de Contas.

“Trabalhamos com digitalização de documentos, mas somente para preservação. Vendo a estrutura como a do Tribunal de Justiça, com relação à guarda de documentos e agora a digitalização eletrônica, a importância de ter a maioria dos arquivos guardados em um histórico eletrônico, são histórias de grande importância que estão sendo guardadas pelo Judiciário. Com isso, viemos aqui buscar ideias para poder fazer um trabalho semelhante na Polícia Civil”, explicou.

A Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD, foi representada por Cássia Liliane de Oliveira Barbosa, presidente da comissão; Celson Iris da Silva, biblioteconomista; e Wagner dos Santos Silva, técnico judiciário com prática na área Judicial. Eles citaram visitas que foram feitas pela comissão aos arquivos gerais dos tribunais de justiça do Amazonas e do Pará, ao Superior Tribunal de Justiça e arquivos do Senado Federal.

Celson esclareceu que a digitalização por si só não libera a área para eliminar o processo, porque não tem segurança jurídica nesse sentido, pois se precisar passar por uma perícia, por meio do documento digitalizado, não dá para ver com 100% de certeza se aquele documento era íntegro quando foi digitalizado. Segundo ele, ajuda no sentido de facilitar a recuperação, eliminar a necessidade de manusear o documento no método físico, que isso vai ocasionar a deterioração mais rápida, mas, no sentido de uma substituir a outra, ainda não há segurança.

“O melhor instrumento, independentemente de novas tecnologias ou de novos suportes ou de qualquer outro tipo de situação que temos de novidade na área tecnológica, é a tabela de temporalidade, que define o que deve ser guardado e o que deve ser eliminado, pois é o que vai resguardar o trabalho da comissão”, afirmou

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD tem a missão de promover a gestão e proteger documentos produzidos e recebidos pelo Tribunal de Justiça, constituindo-se apoio à administração judiciária, bem como prestar assessoramento direto e imediato, tarefa que vem sendo cumprida desde 25 de abril de 2016, quando foi instalada por meio da Portaria n. 0751/2016-PR.

Assessoria de Comunicação Institucional