Com o objetivo de oferecer conhecimentos técnicos necessários para a preservação da memória jurídica do Estado e também para melhor gestão de documentos administrativos, a Escola da Magistratura do Estado de Rondônia – Emeron realizou de 13 a 15 de julho o segundo módulo do curso Gestão Documental no Poder Judiciário do Estado de Rondônia. A formação reúne servidores do Arquivo Geral, Protocolo Geral, Centro de Documentação Histórica e outras unidades que atuam na guarda, proteção e preservação de documentos e processos do Poder Judiciário.

No primeiro módulo, realizado de 1º a 3 de junho, os participantes conheceram as normas da gestão arquivística, de classificação, seleção e eliminação correta de documentos, bem como formas de arquivamento e desarquivamento.

Já no segundo módulo, o cumprimento da Lei de acesso à informação e a gestão de arquivos eletrônicos, digitais e micrográficos foram abordados em sala de aula. Na prática, ensejando uma visão real do tema, os participantes realizaram na tarde de ontem, 14, visita técnica ao Arquivo Geral do TJRO durante a aula de preservação e conservação de documentos.

A visita foi orientada pelo servidor do Arquivo Geral e também participante do curso, Fernando Inácio, que mostrou aos colegas o trabalho de triagem, cadastramento e arquivamento de documentos e processos feito na unidade. O ministrante da formação, bibliotecário Celson Iris da Silva, explanou sobre o manuseio adequado de documentações antigas e as questões referentes à proteção dos acervos.

O ministrante explica que a visita, além de complementar a formação, teórica mostra a realidade e as necessidades da gestão documental. “O volume de documentos emitidos diariamente é alto e esses documentos precisam ser destinados e gerenciados corretamente”, firmou Celson.

Para a servidora Maria José Silva de Carvalho, do Gabinete da Presidência, a formação foi oferecida em um momento muito importante para o judiciário, em que o olhar está voltado para o futuro focado na digitalização dos processos. Apesar da importância da informatização judicial, a servidora acredita que também é preciso olhar para o passado, por meio dos processos e documentos arquivados. “O arquivo geral reúne a história da sociedade, a nossa história como servidores do judiciário, em cada processo arquivado ali. Entretanto, hoje se trata de um setor sem vida. Precisamos dar vida ao arquivo geral e o curso nos oferece conhecimentos e ferramentas para que possamos contribuir com a gestão documental na instituição”, concluiu.

Como produto final do curso, os participantes elaborarão um relatório de atividades com o objetivo de propor o desenvolvimento de uma política documental para o Poder Judiciário Rondoniense.

Gestão Documental

Trata-se do conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento à guarda permanente. A gestão de documentos contribui para as funções dos arquivos sob diversos aspectos, tais como: garantir que as políticas e atividades da instituição sejam documentadas adequadamente; selecionar e reunir documentos de valor permanente, buscando diminuir ao máximo o número de documentos de valor transitório; garantir a melhor organização desses documentos; e inibir a eliminação de documentos de valor permanente.

Assessoria de Comunicação Institucional