Ação faz parte do Sistema de Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Estado de Rondônia

A comarca de Vilhena reorganizou os processos e demais documentos do arquivo, sendo um dos exemplos de melhoria na gestão do arquivo setorial a partir do SIGDOC – Sistema de Gestão Documental, uma iniciativa do Tribunal de Justiça do Estado de Rondônia (TJRO), que, há cerca de um ano, desenvolve um sistema de gestão de documentos para todo o Poder Judiciário, envolvendo o Arquivo Geral e os arquivos setoriais.

Com isso, cada comarca, inclusive a capital, gerencia os documentos sob guarda do Arquivo, identificando os que são passíveis de destruir, os que estão no tempo de destruição, os que têm relevância histórica e os que são de classe permanente.

Essa trabalho possibilitará, também, que a instituição saiba a quantidade de massa documental que já foi e está sendo produzida pelo TJRO em todas as comarcas e instâncias. A partir dessa reorganização, como a feita em Vilhena, haverá a facilidade para emissão de relatórios para que saibamos a real movimentação dos processos após seu envio para guarda e proteção.

De acordo com a Comissão de Gestão Documental, frutos já estão sendo colhidos após o primeiro de efetivo ano de trabalho, com visitas às comarcas pela equipe do Serviço de Arquivo Geral, muitas comarcas já providenciaram listagem de destruição dos processos com o tempo de vida, conforme tabela de temporalidade, já vencidos.

A comarca de Vilhena é um dos vários exemplos de melhoria na gestão do arquivo setorial. Lá, as varas criminais já providenciam, na hora do arquivamento, a identificação das caixas onde houve condenação das que não houve. Essa boa prática permite que os processos que têm o tempo de vida permanente não se misturem com aqueles que são passíveis de destruição.

Mas outra vitória do Fórum de Vilhena é a organização física do arquivo setorial, que teve como principal responsável o juiz de Direito Adriano Lima Toldo, que no convênio firmado com a Secretaria de Justiça (Sejus), proporcionou que reeducandos trabalhassem com a equipe da administração do fórum, o que resultou e promoveram uma verdadeira mudança. Todas as estantes estão sendo organizadas conforme normativas do CONARQ,

sob orientação do Serviço de Arquivo Geral e para maior facilidade no endereçamento e nos serviços prestados pelo Arquivo Setorial da comarca de Vilhena.

Assessoria de Comunicação Institucional