Tribunal Pleno publica resoluções que instituem as tabelas de temporalidade documental das áreas administrativa e judiciária

24/08/2015 13:41

Tribunal Pleno publica resoluções que instituem as tabelas de temporalidade documental das áreas administrativa e judiciária

O Tribunal Pleno, em sessão administrativa do dia 10 de agosto, aprovou as Resoluções n. 058/2015-PR e n. 059/2015-PR, instituindo as Tabelas de Temporalidade Documental das áreas administrativa e judiciária (TTD-AA – TTD-AJ), bem como os procedimentos para eliminação de documentos e processos findos criados em meio físico, excetuados aqueles considerados de guarda permanente.

As Tabelas de Temporalidade Documental constituem instrumentos que visam classificar e atribuir a devida temporalidade aos documentos e processos produzidos neste Poder.

As normas estabelecem os procedimentos para a gestão de documentos e processos, visando a produção ordenada; a tramitação e a guarda segura; a localização rápida e precisa; a preservação da documentação considerada permanente e histórica e a eliminação sistemática do que já perdeu importância para a instituição.

Na área administrativa, os prazos de guarda da TTD-AA começam a ser contados após o arquivamento do documento, que ocorre, por exemplo, após o período de vigência, para normas e regulamentações, ou após a saída do servidor, após o trânsito em julgado, após a aprovação de contas etc.

Já na área judiciária, segundo a TTD-AJ, após o trânsito em julgado, documentos e processos iniciam a fase intermediária, onde a grande maioria permanece por 5 anos. Após esse período, são encaminhados para eliminação ou guarda permanente, considerado seu valor histórico ou arquivístico.

O ciclo vital dos documentos e processos ocorre nas fases corrente, intermediária e permanente:

I - Fase Corrente: ocorre na própria unidade, onde são produzidos e guardados os documentos e processos, em tramitação ou não, podendo ser objeto de consultas frequentes;

II - Fase Intermediária: ocorre na Divisão de Arquivo Geral (Diarg), na unidade judiciária ou de apoio, quando os documentos e processos aguardam a destinação final, que poderá ser eliminação ou recolhimento para a guarda permanente;

III - Fase Permanente: ocorre com a guarda permanente da documentação que constitui o patrimônio histórico e arquivístico deste Poder.

Nos últimos anos, aumentou grandemente o volume de processos arquivados. No Arquivo Geral e nos prédios dos fóruns a área ocupada com o armazenamento de processos passou a ser imensa. Em quase todas as comarcas do interior, uma das queixas mais ouvidas de magistrados e servidores, quanto a aspectos materiais, diz respeito à falta de espaço para armazenamento de processos findos.

A nova regulamentação para a gestão de processos revoga a Resolução n. 014/1998-PR, que, perante as atuais circunstâncias, se tornou obsoleta.

A previsão de eliminação de processos judiciais físicos, somente no Arquivo Geral, é superior a 60%, haja vista que esse percentual corresponde a processos com mais de 5 anos do trânsito em julgado. Nos fóruns da capital e interior, tem-se a mesma a expectativa.

Quanto aos documentos e processos criados até 4 de janeiro de 1982, independentemente do assunto e das TTD’s, serão de guarda permanente em função de seu valor histórico e cultural.

Os Anexos das resoluções, que constituem formulários PJA, estão disponibilizados para preenchimento em:

https://www.tjro.jus.br/formularios-pja-122-a-197

As Resoluções n. 058/2015-PR e n. 059/2015-PR, as TTD’s e os respectivos anexos estão disponibilizados no Portal do PJRO.

Resolução n. 058/2015-PR

https://www.tjro.jus.br/images/Resolu%C3%A7%C3%A3o_n._058-2015-PR-TTD-AA.pdf

https://www.tjro.jus.br/images/Anexo_I_-_TTDA-Res.058.pdf

https://www.tjro.jus.br/images/Anexo_I_-_CCDA-Res.058.pdf

https://www.tjro.jus.br/images/Anexo_II_-_TDPA-Res.058.pdf

https://www.tjro.jus.br/images/Anexo_III_-_EA-Res.058.pdf

https://www.tjro.jus.br/images/Anexo_IV_-_LEDPA-Res.058.pdf

https://www.tjro.jus.br/images/Anexo_V_-_DPPH-Res.058.pdf

https://www.tjro.jus.br/images/Anexo_VI_-_TE-Res.058.pdf