Atividade:

1. Analisa a solicitação

Entradas

• Solicitação de Bens de Informática cadastrada pelo Sistema de Gerenciamento de Serviços.

Procedimentos

1.1 Usuário solicita pelo PORAQUI informando acréscimo ou substituição.

1.2 Pedidos das Comarcas, deverão ser encaminhados para o Núcleo responsável para analisar a necessidade de adição ou substituição (rotina automatizada na ferramenta PORAQUI).

1.3 seguindo as regras da Resolução 038/2018 e quantidade de servidores lotados na unidade solicitante, havendo a necessidade, encaminhar para SEMAN, com justificativa da adição ou substituição. Não havendo a necessidade, fechar o chamado com a informação necessária

1.4 Pedidos da Capital, a SEMAN recebe o ticket com solicitação de acréscimo e verifica a relação quantidade de pessoas versus quantidade de equipamentos. Se houver a necessidade encaminha para atendimento. Não havendo a necessidade é encerrando o chamado com a informação necessária. Se for solicitação de substituição a SEMAN encaminha para  SEAT para elaborar laudo técnico de substituição onde será verificado se há de fato a necessidade de substituição ou há conserto. 

Saídas

• Chamado encerrado;
• Chamado para análise;
• Chamado para elaboração de Laudo Técnico

Atividade:

2. Elaboração de Laudo Técnico

Entradas

• Chamado para elaboração de Laudo Técnico

Procedimentos

2.1 Elaboração de Laudo Técnico pela SEAT verificando se há necessidade de substituição ou possibilidade de conserto.

2.2 É avaliado se há necessidade da solicitação com base na Resolução 038/2018, seja por substituição ou acréscimo. (Avaliação será feita pela seman ou Seat na Capital ou pelos Núcleos no Interior)

2.3 se não houver a necessidade com base na Resolução 038/2018 a solicitação é encerrada informando o motivo.

2.4 havendo necessidade, o laudo é encaminhado à SEMAN para atendimento conforme disponibilidade.

Saídas

• Chamado para SEMAN (atendimento)
• Chamado encerrado;

Atividade:

3. Análise de Necessidade conforme Política de Atualização do Parque

Entradas

• Chamado para SEMAN (atendimento)

Procedimentos

1. o Núcleo de Informática ou SEAT com base no laudo informa no ticket se é caso de substituição ou não. Se não for o caso de de substituição 
2. conforme o laudo se encerra o chamado. A substituição pode ser dos equipamentos. 
   1. fora da garantia: equipamento fora da garantia, será substituído (se houver a necessidade conforme Resolução 038/2018) por um novo e ficará a disposição da administração da Comarca no interior ou DGB na capital, para baixa ou doação;
   2. dentro da garantia: será substituído (se houver a necessidade conforme Resolução 038/2018) por um novo e será encaminhamento para assistência técnica. (será usado equipamento reserva para essa troca, o chamado para assistência técnica é aberto por pela SEMAN após o retorno o equipamento ele fica na SEMAN ou no núcleo - no local onde foi usado a reserva)

Saídas

• Chamado para SEMAN (atendimento)
• Chamado encerrado;

Atividade:

4. Observa a disponibilidade em estoque

Entradas

• Chamado para SEMAN (atendimento).

Procedimentos

4.1 é avaliado se há necessidade da solicitação com base na Resolução 038/2018, seja por substituição ou acréscimo. (Avaliação será feita pela seman ou Seat na Capital ou pelos Núcleos no Interior).

4.2 se não houver a necessidade com base na Resolução 038/2018 a solicitação é encerrada informando o motivo.

4.3 havendo necessidade, a SEMAN observa se tem em estoque consultando  o SIGA e um Sistema do DGB. (os quantitativos não batem, há falta de sincronização e atualização pelo DGB).

4.4 se tiver o equipamento em estoque,  é gerado o SEI para o DGB - solicitado ao DGB por SEI (o ticket é encerrado informando a solicitação do SEI) o bem solicitado para entrega no lugar que solicitou.

4.5 a baixa de entrega é dada no SEI pelo DGB e encaminhada (nem sempre) para a DISUS tomar conhecimento da entrega.

4.6 se não houver em estoque (terá de comprar)  é alimentado pela SEMAN uma planilha de compra futura (encerra o ticket com essa informação)

4.7 quando solicitado o planejamento anual de compras será informado pela SEMAN o pedido anual de compra para deliberação da administração do TJRO conforme processo estabelecido pela GGOV.

4.8 em caso de compra, é especificado no processo de compra a quem será destinado a compra, que após incorporamento é entregue pelo DGB no local especificado.

4.9 após chegar ou ser entregue o bem ao usuário tem que abrir outro chamado pedindo instalação do bem entregue.

4.10 o ticket de instalação é atendido conforme processos de trabalho atuantes na disus.

4.11 a solicitação de bem se encerra com o fechamento do ticket quando não atende a resolução, ou quando a solicitação será atendida pela entrega do DGB ou quando será solicitada aprovação de compra. 

Saídas

• Encaminha SEI para DGB solicitando a entrega
• Encerramento do ticket
• Atualização da Planilha de compras futuras de equipamentos

Atividade:

5.Encaminha Ticket solicitando a entrega

Entradas

• Encaminha Ticket solicitando a entrega

Procedimentos

5.1 Rotinas de separação e distribuição de bens realizado pelo DGB.

Saídas

• Ticket solicitando a entrega
• Atualização da planilha de controle de bens em estoque no DGB 

Atividade:

6.Informa Indisponibilidade e inclui em controle para aquisição de bens

Entradas

• Atualização da Planilha de compras futuras de equipamentos

Procedimentos

6.1 se não houver em estoque (terá de comprar)  é alimentado pela SEMAN uma planilha de compra futura (encerra o ticket com essa informação)

6.2 quando solicitado o planejamento anual de compras será informado pela SEMAN o pedido anual de compra para deliberação da administração do TJRO conforme processo estabelecido pela GGOV.

6.3 em caso de compra, é especificado no processo de compra a quem será destinado a compra, que após incorporamento é entregue pelo DGB no local especificado.

Saídas

• Planilha de compras futuras de equipamentos

Atividade:

7.Procedimentos de garantia 

Entradas

• Solicitação de Mudança aprovada e aguardando execução;

Procedimentos

7.1 A substituição pode ser dos equipamentos. 

• fora da garantia: equipamento fora da garantia, será substituído (se houver a necessidade conforme Resolução 038/2018) por um novo e ficará a disposição da administração da Comarca no interior ou DGB na capital, para baixa ou doação;
• dentro da garantia: será substituído (se houver a necessidade conforme Resolução 038/2018) por um novo e será encaminhamento para assistência técnica. (será usado equipamento reserva para essa troca, o chamado para assistência técnica é aberto por pela SEMAN após o retorno o equipamento ele fica na SEMAN ou no núcleo - no local onde foi usado a reserva)

Saídas

• Chamado para SEMAN (atendimento)
• Chamado encerrado;

Atividade:

9.Solicita a separação do bem

Entradas

• Ticket solicitando a entrega

Procedimentos

• Procedimentos de outra unidade, porém, sabe-se conforme documento (1831045), que a solicitação é executada em sistema próprio.

Saídas

• Solicitação para separação de bem.

Atividade:

10.Informa qual equipamento será enviado

Entradas

• Solicitação de separação do bem.

Procedimentos

• Procedimentos de outra unidade.

Saídas

• Bem separado para envio.

Atividade:

11. Realiza entrega ao solicitante

Entradas

• Bem separado para envio.
• Ticket com informações do bem que será entregue.

Procedimentos

• Procedimentos de outra unidade.

Saídas

• Ticket com informações de entrega do bem.

Atividade:

12.Instala o equipamento

Entradas

• Ticket com informações de entrega do bem.

Procedimentos

12.1. Chamado direcionado para equipe responsável fazer a instalação;\

12.2 Técnico local realiza a instalação do equipamento.

Saídas

• Chamado encerrado.

ID

1

Processo

Solicitação de Bens de Informática

Dono do Processo

Diretor da DISUS

Indicador

Índice de Bens Entregues - ISBe

Justificativa

Manter e monitorar a quantidade de solicitações concluídas com êxito.

Periodicidade

Mensal

Intervalo

Mensal

Regra de cálculo

IBN =(Quantidade de Solicitações de Bens Concluídas com êxito no período/Quantidade de Solicitações concluídas no período) *100

Quantidade de Solicitações em Conformidade Concluídas (corresponde ao total de solicitações concluídas com êxito com o bem entregue e Instalado) versus Quantidade total de Solicitações concluídas no período. Se o mês de medição foi junho/2020, então deve-se a apurar quantos chamados foram concluídos com êxito com o bem entregue e instalado no mês de maio/2020 em Conformidade, sobre a quantidade total de chamados fechados no período no mês de maio/2020.

Meta

Será apurado a melhor meta para o indicador posteriormente em revisão do processo.

Origem dos Dados

OTRS - Por Aqui

Responsável pela coleta

Chefe da SEMAN

Responsável pela análise do indicador

Diretor da DISUS