Modelo de Gerenciamento de Projetos

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STIC

Modelo de Gerenciamento de Projetos

(Anexo Único do Ato n. 1168/2019-PR, DJe 131, de 17/07/2019)

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Dono do Processo: Diretor da Divisão de Projeto

 O Modelo de Gerenciamento de Projetos de TIC do PJRO é uma orientação com objetivo de facilitar e direcionar a atividade de gestão dos projetos de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) do POder Judiciário de Rondônia (PJRO), através de uma orientação formal de "Boas Práticas", incluindo processos e artefatos que podem ser utilizados no gerenciamento de projetos. Buscou-se seguir o caminho da simplicidade e objetividade, evitando procedimentos desnecessários ou burocráticos  e informações em excesso.

A ideia de apresentar um conjunto de "Boas Práticas" de gerenciamento de projetos é parte de um esforço da Secretaria de Tecnologia da Informção e Comunicação (STIC) do PJRO com intenção de melhorar a maturidade em gerencimaento de projetos e também contribuir para que os projetos estejam alinhados às necessidades das partes interessadas e aos objetivos estratégicos corporativos de forma a gerar valor e contribuir com a realização da missão.

O Modelo de Gerenciamento de Projetos do PJRO visa ser referência para as equipes e gerentes de projetos. O nível de utilização deste modelo pelas unidades da STIC dependerá de alguns fatores, sendo eles: contexto, maturidade em gerenciamento de projetos, disponibilidades de recursos, tamanho dos projetos, etc., portando, os processos e procedimentos descritos neste modelo poderão ser adaptados à realidade de cada projeto.

Desta forma, o público alvo deste Modelo é qualquer profissional envolvido com os projetos de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) do Poder Judiciário do Estado de Rondônia (PJRO), incluindo fornecedores e prestadores de serviço.

Objetivos:

  • Melhorar a eficiência do processo de gerenciamento de projetos a partir do estabelecimento de um padrão, modelos e ferramentas de gerenciamentod e projetos, aplicando conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas adaptadas ao contexto da STIC do PJRO;
  • Apresentar um padrão institucional e facilitar o entendimento, a comunicação e os processos de tomada de decisões nos projetos de TIC;
  • Suportar os macrodesafios estratégicos do PETIC relacionados à governança e gestão de recursos;
  • Apresentar uma proposta de processos e artefatos, que podem ser utilizados em conjunto com a ferramenta automatizada de gerenciamento de porfólio e projetos.

Premissas:

  • A estrutura organizacional suportará o modelo de gestão de projetos, abrangendo os papéis de Gerente de Projetos, Divisão de Projetos, patrocinadores de projetos;
  • A implantação do MGP-PJRO é de responsabilidade do Secretário (a) de TIC com suporte da Divisão de Projetos;
  • A alta administração apoiará a utilização do Modelo;
  • Que toda e qualquer solicitação de projeto a ser executado na STIC venha de listagem enviada pelo CGesTIC, devidamente cadastrada e formalizada;
  • Um modelo de estrutura organizacional matricial balanceada onde cada projeto deverá possuir time designado e ao apoio eventual de outras unidades.

Classificação de Pojetos:

  • Projetos de Sistemas: aqueles em que os resultados são produtos de desenvolvimento de código, rotinas ou programas de computador. Por exemplo: novo software de patrimônio, novo portal corporativo, etc.;
    • Documentação: Conjunto do Modelo Padrão (Termo de Abertura; Especificação de Requisitos; Plano de Gerenciamento de Riscos (PGRCI); Plano de Gerenciamento de Projeto; Registro de Alteração; e Termo de Encerramento);
  • Projetos de Inteligência de Dados: Aqueles em que os resultados não sao um sistema de desenvolvimento de software e sim Painéis Estatísticos, Relatórios, BI e novas tecnologias;
    • Documentação: Conjunto do Modelo Padrão (Termo de Abertura; Especificação de Requisitos; Plano de Gerenciamento de Riscos (PGRCI); Plano de Gerenciamento de Projeto; e Termo de Encerramento);
  • Projetos de Infraestrutura: aqueles em que os resultados são novas instalaçãoes, ou modificações e eventuais melhorias nas instalações existentes como todo o contingente envolvido neste tipo de mudança, como: equipamento de TI, redes, dados. Por Exemplo: mudança de data center, atualização do cabeamento de rede.
    • Documentação: Documento de Oficialização de Demanda (DOD), Estudo Técnico Preliminar (ETP), Termo de Referência (TR), Contrato, Termo de Abertura e Termo de Encerramento;
  • Projetos Estratégicos: aqueles que buscam efetivamente atender o planejamento estratégico da organização.
    • Documentação: Conjunto do Modelo Padrão (Termo de Abertura; Especificação de Requisitos; Plano de Gerenciamento de Riscos (PGRCI); Plano de Gerenciamento de Projeto; Registro de Alteração; e Termo de Encerramento);
  • Projetos de Aquisições continuadas: aqueles com contratos continuados.
    • Documentação: Documento de Oficialização de Demanda (DOD), Estudo Técnico Preliminar (ETP), Termo de Referência (TR), Contrato, Termo de Abertura e Termo de Encerramento;
  • Projetos de implantação de Soluções de Terceiros: aqueles em que o produto não foi desenvolvido por servidores da STIC, mas requer implantação, treinamento, adequação de infraestrutura. Exemplo: PJe Criminal, Novo sistema de Recursos Humanos;
    • Documentação: Conjunto do Modelo Padrão (Termo de Abertura; Especificação de Requisitos; Plano de Gerenciamento de Riscos (PGRCI); Plano de Gerenciamento de Projeto; Registro de Alteração; e Termo de Encerramento);

Documentação do Projeto:

A documentação do projeto será de acordo com a sua classificação, sendo os documentos contidos no Modelo Padrão de preenchimento obrigatório, sendo eles:

  1. Termo de Abertura;
  2. Especificação de Requisitos;
  3. Plano de Gerenciamentod e Riscos e Controle Interno (PGRCI)
  4. Plano de Gerenciamento de Projeto;
  5. Registro de Alteração (caso haja necessidade);
  6. Termo de Encerramento.

Os documentos acima deverão ser preenchidos pelo Gerente de Projetos. Em caso de necessidade, este poderá contar com o apoio da Divisão de Projetos - DIPRO.

Além dos documentos acima, existem alguns documentos que serão de responsabilidade da DIPRO, para preenchimento com os patrocinadores, demandantes, equipe de projeto entre outros, são eles:

       7. Lições Aprendidas pela Equipe;
       8. Check-list dde Encerramento;
       9. Formulário de Satisfação do Patrocinador;
       10. Formulário - IECOM - Efetividade das Comunicações.

Fluxo:

MGP2019-completoClique aqui ou na imagem para ampliar

Matriz de Responsabilidade:

Atividade

Funções

Demandante

Patrocinador

Time do Projeto

Gerente do Projeto

DIPRO

CGESTIC

1. Analisar e Classificar o Projeto

-

-

-

I

R/A

I
2. Solicitar informações pendentes

-

-

-

-

R/A

I

-

-

  

I

I

R/A

-

-

-

I

R/A

-
5. Detalhar e validar o projeto

I

I

-

R/A

I/C

I
 6. Realizar KickOff Meeting

-

-

C

R/A

I

-

7. Controlar Atividades do Projeto

I

I/C

I/C

R/A

I

I

I/C

I/C

R/A

I/C

I

  
9. Analisar Solicitação

-

-

C

R/A

I

-

C

C

-

R/A

I

C
11. Atualizar Sistema de Gerenciamento de Projetos

I

I

I

R/A

I

-

12. Checklist de Encerramento de Fase/Projeto

C

C

I/C

C

R/A

I

C

C

R

A

I

-

14. Elaborar Termo de Encerramento

C

C

C

R/A

I

I

15. Reunião de encerramento e Divulgação dos Resultados

I/C

I/C

I/C

R/A

I

I

16. Atualizar bases de conhecimento

-

-

-

C

R/A

-

17. Acompanhar as entregas do projeto

-

-

-

C

R/A

I
18. Elaboração de relatório dos projetos monitorados

-

-

-

C

R/A

I

 Legenda tabela RACI:

  • R: Responsável por executar uma atividade (o executor);
  • A: Autoridade, quem deve responder pela atividade, o dono (apenas uma autoridade pode ser atribuída por atividade);
  • C: Consultado, quem deve ser consultado e participar da decisão ou atividade no momento que for executada;
  • I: Informado, quem deve receber a informação de que uma atividade foi executada.

O detalhamento dos procedimentos executados no projeto está descrito minuciosamente no normativo publicado.

Controle do processo (Modelo de Gerenciamento de Projetos):

ID

1

Processo

 Modelo de Gerenciamento de Projetos

Dono do Processo

Diretor (a) da DIPRO

Indicador

Índice de aderência ao MGP - iMGP

Justificativa

Apurar o percentual de projetos gerenciados pelo modelo.

Periodicidade

Semestral 

Intervalo

6 últimos meses

Previsão da 1ª Medição

Julho/2019

Regra de cálculo

iMGP = (Projetos aderentes a MGP / Total de projetos do portfólio) x 100

Meta

>90%

Origem dos dados

PORAQUI / Relatórios de Projetos Monitorados pela DIPRO

Responsável pela coleta

Diretor(a) da DIPRO

Responsável pela análise do indicador

Diretor(a) da Diese

Indicadores de Gerenciamento (Controle) de Projetos:

Indicador

IDP - Índice de desempenho de prazo

Justificativa

Medir a eficácia do cronograma do projeto em termos de entregas feitas dentro do prazo planejadoe escopo realizado.

Periodicidade

Trimestral

Intervalo

Não se aplica

Regra de cálculo

QE = Quantidade de entregas feitas dentro do prazo planejado
QEP = Quantidade de entregas previstas no período
IDP = QE/QEP

Meta

Maior que 0,80

Responsável pela coleta

Gerente do projeto

Responsável pela análise do indicador

Diretor da DIPRO

Indicador

IDP - Índice de satisfação do patrocinador

Justificativa

Medir a satisfação do Patrocinador do projeto

Periodicidade

Mensal

Intervalo

Último mês

Regra de cálculo

Conforme resultado de pesquisa do Formulário ISP - Índice de Satisfação do Patrocinador

Meta 1

ISP >= 7

Meta 2

Respostas Ruins < 2

Responsável pela coleta

Diretor (a) da DIPRO

Responsável pela análise do indicador

Diretor (a) da DIPRO

 

Indicador

Índice de cumprimento do orçamento

Justificativa

Medir a eficácia do planejamento do orçamento do projeto

Periodicidade

Quadrimestral

Intervalo

Início do ano orçamentário, até a medição do quadrimestre

Regra de cálculo

O indicador de custo será avaliado quantitativamente considerando o cumprimento dos gastos nos períodos etabelecidos conforme a execução no SIGA:
BOM: O projeto realizou os gastos previstos dentro das datas estabelecidas, ou cumpriu mais de 90% das datas de cumprimento estabelecidos;
RUIM: O projeto realizou menos de 70% dos gastos previstos dentro das datas estabelecidas.

Meta

Regular ou Superior

Responsável pela coleta

Gerente do Projeto

Responsável pela análise do indicador

Diretor (a) da DIPRO

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