1. Encaminhar solicitação de melhoria ou sistema

R/A

I

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I

I

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2. Verificar os requisitos

C

R/A

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3. Encaminhar para deliberação da unidade proprietária

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R/A

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I

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4. Deliberação sobre a solicitação

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R/A

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5. Avaliar Tecnicamente a Solicitação

C

R/A

I

I

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6. Analisar e deliberar

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R/A

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7. Encaminhar informação para priorização

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R/A

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8. Priorizar as atividades

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R/A

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9. Comunicar resultado à Dipro

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I

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R/A

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10. Comunicar o Cliente e/ou Unidade Proprietária

I

R/A

I

I

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11. Encaminhar para levantamento de requisitos

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R/A

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I

12. Levantar Requisitos

C

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-

C

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-

R/A

13. Resolver Pendências

C/I

R/A

C/I

C/I

C/I

C/I

C/i

C/I

14. Incluir no Backlog de Desenvolvimento

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R/A

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15. Processo de Gerenciamento de Mudanças, Liberação e Implantação de TIC

Atribuições de responsabilidade conforme o processo correspondente.

16. Processo de Elaboração do Planejamento Tático (PDTIC)

Atribuições de responsabilidade conforme o processo correspondente.

17. Modelo de Gerenciamento de Projetos de TIC (MGP)

Atribuições de responsabilidade conforme o processo correspondente.

18. Cadastrar Requisição no CNJ.

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R/A

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Legendas tabela RACI:

R: Responsável - quem deve executar uma atividade (o executor);

A: Autoridade - quem deve responder pela atividade, o dono (apenas uma autoridade pode ser atribuída por atividade);

C: Consultado - quem deve ser consultado e participar da decisão ou atividade no momento que for executada;

I: Informado - quem deve receber a informação de que uma atividade foi executada.

Entradas

· Solicitação de melhoria em serviços existentes ou solicitação por novo serviço.

Procedimentos

Cliente cria um protocolo no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, criando e preenchendo um dos seguintes formulários: Solicitação de Melhoria em Serviço Existente ou Solicitação de Novos Serviços, assinado pelo solicitante e assinado com a autorização do(a) Gerente estratégico da Unidade solicitante.

Saídas

· Formulário de Solicitação de Novos Serviços enviado à Divisão de Projetos de TIC (Dipro).

· Formulário de Solicitação de Melhoria em Serviços Existentes enviado à Divisão de Projetos de TIC (Dipro).

Entradas

· Formulário de Solicitação de Melhoria em Serviços Existentes.

· Formulário de Solicitação de Novos Serviços;

Procedimentos

 Dipro verifica as seguintes informações no formulário:

· Preenchimento conforme a norma;

· Assinatura com a autorização do Gerente Estratégico da Unidade solicitante;

· Se o Gerente Estratégico é o responsável pela unidade proprietária do sistema em que será realizada a melhoria ou implementação e/ou desenvolvimento de novas funcionalidades. Se não for, solicitar autorização para dar continuidade à solicitação.

Saídas

· Despacho informando ao Cliente que o formulário não atendeu os requisitos e o processo será encerrado na unidade.

· Gerente estratégico identificado como responsável pela unidade proprietária do sistema: dar sequência à análise da solicitação.

· Gerente estratégico identificado como não responsável pela unidade proprietária do sistema: encaminhar a solicitação para deliberação da unidade proprietária.

Entradas

· Gerente estratégico identificado como não responsável pela unidade proprietária do sistema

Procedimentos

Dipro elabora despacho para encaminhar à unidade proprietária do sistema.

Saídas

· Despacho solicitando deliberação da unidade proprietária do sistema acerca do formulário recebido com a Solicitação de Melhoria em Serviços Existentes ou Solicitação de Novos Serviços;

Entradas

· Despacho solicitando deliberação da unidade proprietária do sistema acerca do formulário recebido.

Procedimentos

Deliberar sobre a solicitação do formulário.

Saídas

· Solicitação aprovada pela unidade proprietária do sistema.

· Solicitação não aprovada pela unidade proprietária do sistema.

Prazo

Unidade proprietária não respondeu ao Despacho enviado pela Dipro em 30 dias: Encaminhar ao CgesTIC informando que a demanda não teve deliberação da unidade proprietária do sistema.

Entradas

· Formulário de Solicitação de Melhoria em Serviços Existentes ou Solicitação de Novos Serviços preenchido com os requisitos exigidos e solicitação aprovada pela unidade proprietária.

Procedimentos

Dipro realiza a avaliação técnica do formulário segundo critérios de classificação definidos no Ato que dispõe sobre solicitações de desenvolvimento de melhorias em sistemas existentes e desenvolvimento ou implantação de novos sistemas.

Saídas

· Avaliação técnica de cada solicitação, para sequencialmente elaborar relatório mensal das avaliações e enviar esse relatório para análise e deliberação do Cgestic.

Entradas

· Relatório mensal das avaliações de solicitação de Melhoria em Serviços Existentes ou Solicitação de Novos Serviços.

Procedimentos

Analisar o relatório mensal das avaliações de solicitação em conjunto ao relatório de Projetos e Planos de Ação e deliberar acerca dos serviços que serão priorizados.

Saídas

· Deliberação do Cgestic acerca dos serviços que serão enviados para priorização.

Entradas

· Deliberação acerca dos serviços que serão que serão enviados para priorização.

Procedimentos

Elaborar relatório com informação das solicitações analisadas.

Saídas

· Envio de Relatório ao CGTIC com as solicitações para priorização.

Entradas

• Relatório do Cgestic com as solicitações para priorização.

Procedimentos

Analisar o relatório e priorizar as atividades que serão desenvolvidas.

Saídas

Ata de Reunião do CGTIC contendo as atividades priorizadas.

Requisitos da Ata de reunião

· Definição da fila de atendimento;

· Priorização da solicitação conforme a fila de atendimento;

· Definição da forma de tratamento da solicitação: melhoria, plano de ação ou projeto.

Entradas

· Ata de Reunião do CGTIC contendo as atividades priorizadas.

Procedimentos

CGTIC envia despacho à Dipro para informar resultado da priorização de atividades.

Saídas

· Despacho informando o resultado da priorização à Dipro.

Entradas

· Despacho do CGTIC informando o resultado da priorização.

Procedimentos

Comunicar o cliente e/ou Dono do Serviço sobre o resultado da priorização.

Saídas

· Despacho informando o cliente e/ou Dono do Serviço que a solicitação foi priorizada.

· Despacho informando o cliente e/ou Dono do Serviço que a solicitação não foi priorizada.

Entradas

· Despacho do CGTIC informando o resultado da priorização.

Procedimentos

Encaminhar solicitação priorizada ao GTGD para realizar o levantamento de requisitos.

Saídas

· Encaminhamento da solicitação priorizada pelo CGTIC ao GTGD para realizar o levantamento de requisitos.

Entradas

· Encaminhamento da solicitação priorizada pelo CGTIC ao GTGD para realizar o levantamento de requisitos.

Procedimentos

GTGD realiza levantamento de requisitos junto ao cliente formalizando-o por meio do documento "Levantamento de Requisitos" no SEI. O documento deve ser assinado pelo cliente e pelo integrante do GTGD que realizou o levantamento.

Durante essa fase poderá ocorrer situações que impedem a conclusão do levantamento de requisitos, por exemplo, indisponibilidade do cliente para realizar o levantamento de requisitos, morosidade na assinatura do levantamento de requisitos, divergência entre a solicitação inicial e o produto do levantamento de requisitos. Nesses casos o processo deve ser devolvido à Dipro com as informações sobre os impedimentos e/ou levantamento no estado em que se encontram para a Dipro solucionar as pendências.

Saídas

· Despacho à Dipro com o documento "Levantamento de Requisitos" concluído sem Pendência;

· Despacho à Dipro com o documento "Levantamento de Requisitos" divergente do pedido inicial;

· Despacho à Dipro com situações que impedem a conclusão do levantamento de requisitos.

Prazo

Salvo afastamentos regulamentados, se o cliente não tiver disponibilidade para realizar o levantamento de requisitos em 10 dias úteis: Comunicar a Dipro para resolução de pendências.

Entradas

· Documento "Levantamento de Requisitos" divergente do pedido inicial;

· Despacho à Dipro com situações que impedem a conclusão do levantamento de requisitos.

Procedimentos

Resolver pendencias envolve ações diversas como novas tentativas de contato com o cliente, reclassificação técnica, ações para conclusão do levantamento de requisitos e em último caso documentar a situação e encaminhar ao CgesTic para análise e deliberação.

Saídas

· Encaminhamento da solicitação para inclusão no Backlog de Desenvolvimento;

· Solicitação para cadastramento no CNJ;

· Encaminhamento da solicitação para criação de novo projeto/plano de ação;

· Encaminhamento da solicitação para alteração de novo projeto/plano de ação;

· Informação que a solicitação não terá prosseguimento por não solução da pendência.

Prazo

Salvo afastamentos regulamentados, se o cliente não tiver disponibilidade para resolver as pendências em 10 dias úteis: Informar ao CgesTIC com a sugestão de encerramento da demanda por falta de interação do cliente

Entradas

· Documento "Levantamento de Requisitos" aderente ao pedido inicial.

· Encaminhamento da solicitação para inclusão no Backlog de Desenvolvimento;

Procedimentos

Incluir no Backlog de Desenvolvimento, se a solicitação for definida pelo CGTIC como Melhoria em Sistema Existente.

Saídas

· Solicitação incluída no Backlog de Desenvolvimento.

Entradas

· Solicitação Liberação cadastrada pelo Sistema de Gerenciamento de Serviços.

Procedimentos

Solicitar a liberação conforme Processo de Gerenciamento de Mudanças, Liberação e Implantação

Saídas

· Liberação/Implantação concluída com êxito;

· Liberação/Implantação concluída sem êxito(com ou sem rollback).

· Solicitação de Liberação aguardando análise do (a) Gerente de Mudanças;

· Liberação/Implantação cancelada.

Entradas

· Despacho à Diese para Atualização do PDTIC

Procedimentos

Diese elabora a minuta de atualização do PDTIC conforme Processo de Elaboração do Planejamento Tático (PDTIC)

Saídas

· Despacho da Diese ao CgesTIC com a minuta do PDTIC atualizado.

Entradas

· Encaminhamento da solicitação para criação de novo projeto/plano de ação;

· Encaminhamento da solicitação para alteração de novo projeto/plano de ação.

Procedimentos

Inclusão dos modelos de documentos e disponibilização para preenchimento do Gerente de Projeto ou Responsável pelo Plano de Ação, conforme Modelo de Gerenciamento de Projetos de TIC.

Saídas

· Inclusão dos projetos e planos de ação na planilha de Portfólio de Projetos e Plano de Ação da STIC e na planilha de acompanhamento do PDTIC ou ferramenta de gestão de projetos que venha a ser adquirida;

· Protocolo encaminhado ao Gerente de Projeto ou Responsável pelo Plano de Ação para preenchimento da documentação, conforme Modelo de Gerenciamento de Projetos de TIC.

Entradas

· Encaminhamento da solicitação para cadastrar no CNJ;

Procedimentos

Cadastrar as informações do levantamento de requisitos na ferramenta disponibilizada pelo CNJ.

Saídas

· Issue registrada no CNJ para desenvolvimento em software da PDPJ.

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Gerenciamento de Solicitações de Melhorias em Sistemas Existentes e Novos Sistemas

Secretário(a) de TIC

Índice de Levantamento de Requisitos

Verificar a quantidade de solicitações que foram priorizadas e que tiveram o levantamento de requisitos realizado, pois sem levantamento de requisitos há risco de não ocorrer uma boa entrega do sistema ou da melhoria solicitada.

Mensal

Anual

Quantidade de Solicitações Priorizadas corresponde ao quantitativo daquelas priorizadas pelo CGTIC.

70% de solicitações com levantamento de requisitos concluído e encaminhadas a Dipro.

Controle de Demandas

Dipro

Secretário(a) de TIC