Processo de Gerenciamento de Solicitações de Melhorias em Sistemas Existentes e Novos Sistemas

ATIVIDADE/FUNÇÕES

CLIENTE

DIPRO

GERENTE ESTRATÉGICO

UNIDADE PROPRIETÁRIA

GABSTIC

CGESTIC

CGTIC

Comitê/
Comissão

Temática

GTGR

1. Encaminhar solicitação de melhoria ou sistema

R/A

I

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I

I

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2. Verificar os requisitos

C

R/A

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3. Encaminhar para Comitê/Comissão temática

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R/A

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I

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4. Encaminhar para deliberação da unidade proprietária

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R/A

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I

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5. Deliberação sobre a solicitação

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I

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R/A

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6. Avaliar Tecnicamente a Solicitação

C

R/A

I

I

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7. Deliberar e Encaminhar

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R/A

I

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8. Priorizar as atividades

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R/A

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9. Comunicar resultado à Dipro

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I

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R/A

R/A

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10. Encaminhar para levantamento de requisitos

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R/A

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I

11. Levantar Requisitos

C

I

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C

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R/A

12. Incluir no Backlog de Desenvolvimento

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R/A

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13. Processo de Gerenciamento de Mudanças, Liberação e Implantação de TIC

Atribuições de responsabilidade conforme o processo correspondente.

14. Resolver Pendências

C/I

R/A

C/I

I

I

C

C

-

C/I

15. Comunicar o Cliente e/ou Unidade Proprietária

I

R/A

I

I

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I

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16. Cadastrar Requisição no CNJ

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R/A

I

I

I

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17. Modelo de Gerenciamento de Projetos de TIC (MGP)

Atribuições de responsabilidade conforme o processo correspondente.

Legendas tabela RACI:

R: Responsável - quem deve executar uma atividade (o executor);

A: Autoridade - quem deve responder pela atividade, o dono (apenas uma autoridade pode ser atribuída por atividade);

C: Consultado - quem deve ser consultado e participar da decisão ou atividade no momento que for executada;

I: Informado - quem deve receber a informação de que uma atividade foi executada.

Atividade:

1. Encaminhar solicitação de melhoria ou novo sistema

Entradas

Solicitação de melhoria em sistema existente ou solicitação por novo sistema.

Procedimentos

Cliente cria um protocolo no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, criando e preenchendo um dos seguintes formulários: Solicitação de Melhoria em Serviço Existente ou Solicitação de Novos Serviços, assinado pelo solicitante e assinado com a autorização do(a) Gerente estratégico da Unidade solicitante.

Saídas

1.1 Formulário de solicitação de melhoria em sistema existente ou formulário de solicitação de desenvolvimento de novo sistema enviado à Dipro.

Atividade:

2. Verificar os requisitos

Entradas

1.1 Formulário de solicitação de melhoria em sistema existente ou formulário de solicitação de desenvolvimento de novo sistema enviado à Dipro.

Procedimentos

 Dipro verifica as seguintes informações no formulário:

• Preenchimento conforme a norma;

• Assinatura com a autorização do Gerente Estratégico da Unidade solicitante;

• Se o(a) Gerente Estratégico é o(a) responsável pela unidade proprietária do sistema em que será realizada a melhoria ou implementação e/ou desenvolvimento de novas funcionalidades. Se não for, solicitar autorização para dar continuidade à solicitação;

• Se a solicitação depende da análise e priorização por Comitê/Comissão Temática.

Saídas

2.1 Despacho informando ao Cliente que o formulário não atendeu os requisitos e o processo será encerrado na unidade. (Seguir para atividade 15)

2.2 Gerente estratégico identificado como responsável pela unidade proprietária do sistema: dar sequência à análise da solicitação. (Seguir para atividade 6)

2.3 Gerente estratégico identificado como não responsável pela unidade proprietária do sistema: encaminhar a solicitação para deliberação da unidade proprietária. (Seguir para atividade 5)

2.4 Solicitação a ser analisada e priorizada por Comitê/Comissão Temática: Despacho da Dipro encaminhando a solicitação ao Comitê/Comissão pertinente. (Seguir para atividade 3)

Atividade:

3. Encaminhar para Comitê/Comissão Temática

Entradas

2.4 Despacho da Dipro encaminhando a solicitação ao Comitê/Comissão pertinente. 

Procedimentos

 Dipro encaminha a solicitação para análise e priorização pelo Comitê/Comissão temática.

Saídas

3.1 Comitê/Comissão temática prioriza a solicitação e dá sequência ao desenvolvimento com a própria equipe do Comitê/Comissão.

3.2 Comitê/Comissão temática prioriza a solicitação e constata a necessidade da atuação do(a) Gerente de Relacionamento. (Seguir para atividade 6)

Atividade:

4. Encaminhar para deliberação da unidade proprietária

Entradas

2.3 Gerente estratégico identificado como não responsável pela unidade proprietária do sistema.

Procedimentos

Dipro elabora despacho para encaminhar à unidade proprietária do sistema.

Saídas

4.1 Despacho solicitando deliberação da unidade proprietária do sistema acerca do formulário recebido com a solicitação.

Atividade:

5. Deliberar sobre a solicitação

Entradas

4.1 Despacho solicitando deliberação da unidade proprietária do sistema acerca do formulário recebido.

Procedimentos

Deliberar sobre a solicitação do formulário.

Saídas

5.1 Solicitação aprovada pela unidade proprietária do sistema.

5.2 Solicitação não aprovada pela unidade proprietária do sistema. (Seguir para a atividade 15)

Prazo

Unidade proprietária não respondeu ao Despacho enviado pela Dipro em 30 (trinta) dias: Encaminhar ao CgesTIC informando que a demanda não teve deliberação da unidade proprietária do sistema.

Atividade:

6. Avaliar Tecnicamente a Solicitação

Entradas

2.2 Gerente estratégico identificado como responsável pela unidade proprietária do sistema.

5.1 Formulário de Solicitação de Melhoria em Serviços Existentes ou Solicitação de Novos Serviços preenchido com os requisitos exigidos e solicitação aprovada pela unidade proprietária.

Procedimentos

Dipro realiza a avaliação técnica do formulário segundo critérios de classificação definidos no Ato que dispõe sobre solicitações de desenvolvimento de melhorias em sistemas existentes e desenvolvimento ou implantação de novos sistemas.

Saídas

6.1 Envio do relatório mensal das avaliações para análise e deliberação pelo Cgestic.

Atividade:

7. Deliberar e Encaminhar

Entradas

6.1 Relatório mensal das avaliações de solicitação de Melhoria em Serviços Existentes ou Solicitação de Novos Serviços.

Procedimentos

Cgestic analisa o relatório mensal em conjunto ao relatório de Projetos e Planos de Ação em andamento e delibera acerca das solicitações que serão priorizadas, considerando também os seguintes relatórios que causam impacto no trabalho das equipes de desenvolvimento:

• Relatório de Execução do Plano Anual de Contratações;

• Estatística da Central de Serviços;

• Relatório de intercorrências, pendências e andamento das solicitações. (Encaminhado pelo DSI à Dipro para ciência)

Saídas

7.1 Envio de Relatório ao CGTIC com as solicitações a serem priorizadas.

Atividade:

8. Priorizar as atividades

Entradas

7.1 Relatório do Cgestic com as solicitações a serem priorizadas.

Procedimentos

Analisar o relatório e priorizar as atividades que serão desenvolvidas.

Saídas

8.1 Ata de Reunião do CGTIC contendo as solicitações priorizadas.

Requisitos da Ata de reunião

• Definição da fila de atendimento;

• Priorização da solicitação conforme a fila de atendimento;

• Definição da forma de tratamento da solicitação: melhoria, plano de ação ou projeto.

Atividade:

9. Comunicar resultado à Dipro

Entradas

8.1 Ata de Reunião do CGTIC contendo as solicitações priorizadas.

Procedimentos

CGTIC envia despacho à Dipro para informar resultado da priorização de atividades.

Saídas

9.1 Despacho informando o resultado da priorização à Dipro.

Atividade:

10. Encaminhar para levantamento de requisitos

Entradas

9.1 Despacho do CGTIC informando o resultado da priorização.

Procedimentos

Encaminhar solicitação priorizada ao GTGR para realizar o levantamento de requisitos.

Saídas

10.1 Encaminhamento da solicitação priorizada pelo CGTIC ao GTGR para realizar o levantamento de requisitos.

Atividade:

11. Levantar Requisitos

Entradas

10.1 Encaminhamento da solicitação priorizada pelo CGTIC ao GTGR para realizar o levantamento de requisitos.

Procedimentos

GTGR realiza levantamento de requisitos junto ao cliente formalizando-o por meio do documento "Levantamento de Requisitos" no SEI. O documento deve ser assinado pelo cliente e pelo integrante do GTGR que realizou o levantamento.

Durante essa fase poderá ocorrer situações que impedem a conclusão do levantamento de requisitos, por exemplo, indisponibilidade do cliente para realizar o levantamento de requisitos, morosidade na assinatura do levantamento de requisitos, divergência entre a solicitação inicial e o produto do levantamento de requisitos. Nesses casos o processo deve ser devolvido à Dipro com as informações sobre os impedimentos e/ou levantamento no estado em que se encontram para a Dipro solucionar as pendências.

Saídas

11.1 Despacho à Dipro com o documento "Levantamento de Requisitos" concluído sem Pendência; (Seguir para atividade 12)

11.2 Despacho à Dipro com o documento "Levantamento de Requisitos" divergente do pedido inicial; (Seguir para atividade 14)

11.3 Despacho à Dipro com situações que impedem a conclusão do levantamento de requisitos. (Seguir para atividade 14)

Prazo

Se o(a) cliente não tiver disponibilidade para realizar o levantamento de requisitos em 10 dias úteis (salvo afastamentos regulamentados): comunicar a Dipro para resolução de pendências.

Atividade:

12. Incluir no Backlog de desenvolvimento

Entradas

11.1 Encaminhamento da solicitação para inclusão no Backlog de Desenvolvimento;

14.1 Documento "Levantamento de Requisitos" aderente ao pedido inicial.

Procedimentos

Incluir no Backlog de Desenvolvimento, se a solicitação for definida pelo CGTIC como Melhoria em Sistema Existente.

Saídas

12.1 Solicitação incluída no Backlog de Desenvolvimento.

Atividade:

13. Processo de Mudanças, Liberação e Implantação de TIC

Entradas

12.1 Solicitação incluída no Backlog de Desenvolvimento.

Procedimentos

Atividades da rotina de desenvolvimento, seguida das atividades do Processo de Gerenciamento de Mudanças, Liberação e Implantação.

Saídas

A serem evidenciadas no Processo de Mudanças, Liberação e Implantação de TIC:

· Liberação/Implantação concluída com êxito;

· Liberação/Implantação concluída sem êxito (com ou sem rollback).

· Solicitação de Liberação aguardando análise do (a) Gerente de Mudanças;

· Liberação/Implantação cancelada.

Atividade:

14. Resolver pendências

Entradas

11.2 Documento "Levantamento de Requisitos" divergente do pedido inicial;

11.3 Despacho à Dipro com situações que impedem a conclusão do levantamento de requisitos.

Procedimentos

Resolver pendências que envolvem ações diversas como: novas tentativas de contato com o cliente, reclassificação técnica, ações para conclusão do levantamento de requisitos e em último caso documentar a situação e encaminhar ao CgesTic para análise e deliberação.

Saídas

Levantamento sem pendência:

14.1 Encaminhamento da solicitação para inclusão no Backlog de Desenvolvimento; (Retornar à atividade 12)

14.2 Solicitação para cadastramento no CNJ; (Seguir para atividade 16)

14.3 Encaminhamento da solicitação para criação de novo projeto/plano de ação ou alteração de projeto/plano de ação existente; (Seguir para atividade 17)

Levantamento com pendência:

14.4 Despacho informando que a solicitação não terá prosseguimento pela pendência não solucionada. (Seguir para atividade 15)

Prazo

Se o cliente não tiver disponibilidade para resolver as pendências em 10 (dez) dias úteis (salvo afastamentos regulamentados): informar ao CgesTIC, com a sugestão de encerramento da demanda por falta de interação do cliente.

Atividade:

15. Comunicar o cliente e/ou unidade proprietária

Entradas

9.1 Despacho do CGTIC informando o resultado da priorização.

14.4 Despacho informando que a solicitação não terá prosseguimento pela pendência não solucionada.

Procedimentos

Comunicar o cliente e/ou Dono do Serviço sobre o resultado da priorização.

Saídas

15.1 Despacho informando o cliente e/ou Unidade Proprietária que a solicitação foi priorizada.

15.2 Despacho informando o cliente e/ou Unidade Proprietária que a solicitação não foi priorizada.

Atividade:

16. Cadastrar requisição no CNJ

Entradas

14.2 Encaminhamento da solicitação para cadastrar no CNJ;

Procedimentos

Cadastrar as informações do levantamento de requisitos na ferramenta disponibilizada pelo CNJ.

Saídas

16.1 Issue registrada no CNJ para desenvolvimento em software da Plataforma Digital do Poder Judiciário Brasileiro (PDPJ).

Atividade:

17. Modelo de Gerenciamento de Projetos de TIC (MGP)

Entradas

14.3 Encaminhamento da solicitação para criação de novo projeto/plano de ação ou alteração de projeto/plano de ação existente.

Procedimentos

Inclusão dos modelos de documentos e disponibilização para preenchimento do Gerente de Projeto ou Responsável pelo Plano de Ação, conforme Modelo de Gerenciamento de Projetos de TIC.

Saídas

17.1 Inclusão dos projetos e planos de ação na planilha de Portfólio de Projetos e Plano de Ação da STIC e na planilha de acompanhamento do PDTIC ou ferramenta de gestão de projetos que venha a ser adquirida;

17.2 Protocolo encaminhado ao Gerente de Projeto ou Responsável pelo Plano de Ação para preenchimento da documentação, conforme Modelo de Gerenciamento de Projetos de TIC.

ID

1

Processo

Gerenciamento de Solicitações de Melhorias em Sistemas Existentes e Novos Sistemas

Dono do Processo

Secretário(a) de TIC

Indicador

Índice de Levantamento de Requisitos

Justificativa

Verificar a quantidade de solicitações que foram priorizadas e que tiveram o levantamento de requisitos realizado, objetivando avaliar a capacidade operacional da equipe envolvida no processo.

Periodicidade

Mensal

Intervalo

Anual

Regra de cálculo

Orientações: Intervalo anual deverá ser considerado o início do exercício até o período da medição, de maneira cumulativa.

Quantidade de Solicitações Priorizadas corresponde ao quantitativo daquelas priorizadas pelo CGTIC.

Meta

70% de solicitações com levantamento de requisitos concluído e encaminhadas a Dipro.

Origem dos Dados

Controle de Demandas

Responsável pela coleta

Dipro

Responsável pela análise do indicador

Secretário(a) de TIC